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合思x中顺洁柔 | 电子化报销打通订购-报销-支付-记账全流程
2024-11-01 行业洞察

企业证言

“中顺洁柔引入合思费控报销系统,开启移动互联时代全新的电子化报销方式,解决移动报销、因公消费、财务合规等难题,实现降本增效目标。接下来,中顺洁柔还将乘数字化政策东风,积极拓展财务数字化应用,促进业财融合发展,进一步提升企业数字治理能力。”

——中顺洁柔·财务管理部

公司介绍

中顺洁柔纸业股份有限公司成立于1978年,是一家集研究、开发、生产、销售为一体的,国内A股上市(股票代码002511)现代化生活用纸企业。公司拥有广东江门、广东云浮、四川成都、浙江嘉兴、湖北孝感、河北唐山六大生产基地,六大生产基地分布东、南、西、北、中,串联散布全国的多家商贸公司、近700个经销商的营销网络,构筑了一个点线面结合、覆盖全国的全方位生产销售网络,产品覆盖全国2000多个城市,销售网络辐射华东、华南、华西、华北和华中五大区域,产品远销东南亚、中东、澳洲、非洲等海外市场。目前中国生活用纸行业3个中国名牌产品,“洁柔”位列其一。

业务挑战

挑战一

出差流程不通畅,员工出差难

现纸质流程不能及时申请出差报销,跨区报销资料不全存在多次邮寄,如遇到领导出差无法签字确认,导致流程较长,单据流程节点不能时时把控,单据的追踪只能一个个经审人地去咨询方可知单据的最新状态;费用是否超支需人工统计,耗时并不精准。

解决方案

合思标准对接第三方TMC,提升员工出差效率。申请单可同步至第三方商旅平台进行消费;员工因公消费无需垫资。报销一键导入商旅平台订单,订单金额自动赋值费用明细,无需重复下载、导入。出差体验感提升。

了解 无需报销 > 免费试用>

挑战二

业务受财务效率掣肘,管理效率低

业务合同由手工台账记录,容易登漏;发票真伪手工查询效率低;原始装订单据时间久容易脱墨褪色、且不方例查询等;电子发票普及的大环境背景下,需要更便捷智能化的流程作为支持。

解决方案

工资、资金计划、合同、对账单、送货单多个业务对象通过台账管理,在线追溯开票&回款进度。打通前后端服务于业务,流程提效,错误数据减少,提升企业数据合规性,安全性。

了解 合思付款 > 免费试用>

挑战三

多系统并行,跨系统操作繁杂

企业内部多系统同时运行,数据散落,缺乏统一收口。数据信息隔离,出差申请在OA系统,订票需要转到商旅系统,合同管理、订单管理散落各个系统。员工操作不便捷,系统流转浪费过多精力。财务入账环节也在多系统操作,需要手工生成凭证,再线下记账,效率低。

解决方案

以合思为核心,实现多平台连接扩展开发,快速、准确、便捷的自动关联提取数据,为申请、借款、报销、付款提供有效实时真实数据与附件。对接EAS取组织架构信息,免维护双系统;对接国税平台进行发票验证,招商云直联报账支付安全,对接企业微信实现消息&待办同步;对接SRM、T1、TPM等业务系统。

了解 合思费控 > 免费试用>

自2020年合作至今,中顺洁柔与合思已完成四期数字费控系统建设,凭借其广泛连接能力,实现企业间多系统数据的互联互通,提升业财一体化管理水平,取得显著降本增效。初步测算,公司平均审批天数减少5天;节省5个财务部门编制 ;纸张耗材、差旅预算、人效产出等综合成本折算预估,预计为企业节省约2000万元。

“十四·五”以来,广东省作为制造业大省,已进入数字化转型新时期。由于不同行业数字化发展的现状和基础不尽相同,推动制造业整体转型的难度较大。因此,提炼总结行业内数字化转型可借鉴、可复制的成功模式,对推动广东省制造业数字化转型显得尤为重要。

中顺洁柔积极响应数字化转型号召,结合自身业务需要与国家政策趋势要求,欲以费控报销为切入口本地化部署高效敏捷型的数字化系统,打通申请-订购-报销-支付-记账全流程自动化,实现费用控制标准化、透明化、可视化,全面提升企业的数据管理水平,打造财务数字化行业先行标杆。

2020年,中顺洁柔经过多家供应商选型,与合思达成合作。根据公司费用管理现状,整合企业合理需求,合思按需分期规划费控数字化项目进度。2020年12月-2022年6月期间,分四期建设费用管理平台,实现数据互联管理控制、发票验真控制、费用申请差旅标准控制、管理费用预算控制、借款申请额度控制、批量付款控制等功能。

01 差旅与接待标准控制

2020年12月,项目一期优先上线服务于全员的差旅与接待标准控制功能,根据中顺洁柔内部管理制度要求,将差旅过程中餐费、住宿、接待等补助关联到职位标准。通过系统预先设置,让原先需要人工确认的制度规范由系统自动识别并控制,避免事后出现差旅与接待预算超标。

02 管理费用预算控制

2021年5月,项目二期规划上线了非销售部门的费用预算控制功能。按部门将年度预算拆分至各个月进行超标控制,如遇超标,系统直接在单据上发起警告。另外,审批人可直接在流程中查看相关预算标准。

03 多系统管理关联控制

2021年11月,项目三期针对合同协议、采购订单、采购入库等业务付款往来较多的人员,因多系统间数据不互通导致操作不便捷、流程不透明等问题,快速上线了多系统管理关联控制功能。基于合思的广泛连接能力,高效打通业务、OA、人力、资管等系统,将合同、资金付款、对账单、电子送货单、银企直联等功能模块与整个报销流程关联,实现全流程自动化。

04 营销费用精细化控制

2022年6月,项目四期将原先的营销费用大类细化到不同部门、不同业务场景下的费用小类,精细化管控市场营销、人力资源及供应链等部门的费用支出明细。例如线下投放广告,需要将集团广宣费用、装卸费用、运输费用一一拆分,让每一项支出有理有据;不同类型费用预算单独拆分管控,避免发生单一费用超标影响整体预算执行的情况。


以合思智能费控为核心,广泛连接中顺洁柔的EAS组织架构、SHR人事系统、国税平台、银行系统、移动办公系统、SRM系统、T1资管系统以及TPM营销系统,实现不同平台系统数据与报销动作关联,让企业的费控管理更加合规、透明、高效,数字费控价值更加凸显。


亮点一:智能管票,减轻财务工作压力

上线前,中顺洁柔财务部门会花费大量时间与人力成本,用于核实发票信息是否完整、电子发票是否重复报销、逐张验真识别虚假发票等。系统上线后,通过平台OCR识别、手机扫码、EXCEL批量导入等多种形式上传发票,并由系统自动识别各类发票,减轻大量财务基础工作。

亮点二:差旅管控,实现预算零超标

根据出差城市等级,员工提交差旅费用时自动带出对应差旅标准;接待申请通过后,选择不同项目会自动带出相应标准;管理费用与预算关联控制,超预算或无预算均不能提交;时时管控费用,将原先事后控制事项前置到事前、事中,差旅超标现象降为零。

亮点三:借支管控,有效减少费用拖欠

此前,中顺洁柔对员工的借支款项无额度控制。智能费控系统上线后,通过关联SHR系统,按公司规章制度要求对不同职级的员工限定借款额度;借款核销时,如遇超期未归还,不能续借,有效减少“债多不愁”、离职未核销等拖欠现象。

亮点四:高效连接,实现统一中台处理

数字费控系统广泛连接到其他平台拓展开发,快速、准确、便捷地自动关联、提取系统间数据,为申请、借款、报销、付款提供有效、实时的数据与附件;系统间数据集中到统一中台处理,如数据查询、附件打印下载等,这有效避免了由多系统间来回切换带来的工作效率低问题;此外,连接企业微信平台消息模板,每天2次定时推送未签审信息,保证流程审批更及时。


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