在科技飞速发展的今天，企业的数字化转型已成为大势所趋。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，凭借其卓越的技术和创新能力，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，更是在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的时间和精力，但整体流程依然复杂繁琐，系统之间的壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。到了2021年，动力源在财务数字化方面面临着诸多痛点。多系统操作体验差，员工需要在不同系统之间频繁切换，浪费了大量的时间和精力；手工录入不仅效率低下，还容易出现合规问题；系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后，难以满足企业实时决策的需求。尤其是在出差数据分析方面，由于数据分散在各个系统中，难以进行有效的整合和分析，导致企业无法准确掌握出差成本和效益情况。
面对这些难题，动力源与合思展开了财务数字化合作。合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为动力源量身定制了一套全面的解决方案。
破局之钥：合思定制解决方案
合思深知，要解决动力源的痛点，关键在于打破数据孤岛，实现系统之间的互联互通。为此，合思采取了一系列有效措施。
首先，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。这样一来，员工的信息在两个系统中保持一致，避免了重复录入和信息不一致的问题。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了数据孤岛，员工无需在多个系统之间切换，告别了多系统繁复操作，大大提高了工作效率。在出差数据分析方面，整合后的系统能够更全面地收集出差相关数据，为后续的分析提供了坚实的基础。
其次，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受申请单和差标管控，确保消费即合规。这不仅提升了业务人员的幸福感，还减少了因垫资和开票带来的繁琐流程。对于财务人员来说，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大减轻了工作负担。而且，在出差数据分析方面，这种模式能够更准确地记录出差消费数据，为分析出差成本和效益提供了更精准的数据支持。
此外，合思系统具有强大的连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒，加快了业务处理和数据统计效率。无论是与其他业务系统的对接，还是与外部数据源的整合，合思系统都能够轻松应对，为企业提供了更加全面、准确的数据分析，包括出差数据分析在内。
精细打磨：方案实施步步为营
合思团队深知，一个好的解决方案需要精细的实施才能发挥出最大的效果。因此，在方案实施过程中，合思团队与动力源密切沟通，深入了解其业务流程和需求，制定了个性化的实施方案。
合思团队首先对动力源的业务流程进行了全面梳理，深入了解每个环节的需求和痛点。在此基础上，制定了详细的系统集成和对接方案。对动力源的相关系统进行集成和对接时，合思团队确保数据的准确传输和共享。他们采用了先进的技术和工具，对数据进行清洗、转换和整合，确保数据的质量和一致性。在出差数据分析方面，通过系统集成，能够将出差相关的各种数据，如差旅费、住宿费、交通费等进行整合，为后续的分析提供了更丰富的数据来源。
为了让动力源的员工能够熟练使用新系统，合思团队对员工进行了全面的培训。培训内容包括新系统的操作流程、功能介绍以及使用技巧等。通过培训，员工们熟悉了新系统的操作流程和功能，能够更加高效地使用新系统进行工作。在培训过程中，合思团队还针对出差数据分析的相关功能进行了重点讲解，让员工们了解如何利用系统进行出差数据的分析和挖掘。
成效卓著：转型成果显著
经过一段时间的实施和优化，合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成果和效益。
在操作体验方面，多系统集成使得数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%。在出差数据分析方面，员工能够更方便地记录和查询出差数据，管理层也能够更及时地获取出差成本和效益情况，为企业的决策提供了有力支持。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时，多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让出差变得更加轻松和便捷。在出差数据分析方面，员工能够更清晰地了解自己的出差消费情况，为合理控制出差成本提供了依据。
财务人员也从中受益匪浅。财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。在出差数据分析方面，财务人员能够更准确地核算出差成本，分析出差效益，为企业的财务管理提供了更有力的支持。
对于企业管理来说，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，能够实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在出差数据分析方面，管理者能够更全面地了解出差对企业业务的影响，合理安排出差计划，提高出差效益。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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