合思档案：引领企业合规性资料管理数智化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成大势所趋。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍待解决。

传统纸质档案管理更是存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。COMMUNE幻师则面临档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理。云南菜品牌连锁经营同样深受纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题的困扰。这些痛点严重影响了企业的运营效率和成本控制，企业急需一种高效的合规性资料管理解决方案。

合思档案：破局合规性资料管理难题

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了企业在合规性资料管理方面的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思档案助力企业实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动财务数智化转型。

为了确保解决方案的有效实施，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种强大的技术研发和服务网络支持，为企业的合规性资料管理提供了坚实的保障。

合思档案核心功能：开启合规性资料管理新体验

• 全生命周期管理 畅享便捷高效
  合思档案在功能蓝图方面具备诸多亮点。它实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。在智能采集环节，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保合规性资料的准确采集。预归档服务则通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，对资料进行高效整理。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，满足企业不同场景下的合规性资料管理需求。

其具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。企业无需再为打印大量资料而耗费成本和时间，同时混序归集的方式避免了繁琐的组装工作，大大提高了合规性资料管理的效率。

• 精准采集 智能处理
  档案采集是合规性资料管理的重要环节。合思档案具有开放式接口互联·自主采集的功能，能够与各种系统进行无缝对接，实现资料的自主采集。大文件自动切割·数电票自动化解析的功能，确保了即使面对大量复杂的资料，也能进行精准处理。这不仅提高了采集效率，还保证了资料的准确性和完整性。

• 智能制档 严格检测
  档案制档方面，合思档案能做到智能关联·自动组装。它可以自动将相关的资料进行关联和组装，形成完整的档案。同时，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的合规性和规范性。通过严格的检测，企业可以放心地进行合规性资料管理，避免因资料不规范而带来的风险。

• 多维利用 灵活便捷
  档案利用是合规性资料管理的最终目的。合思档案可实现多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。企业可以通过多种方式对档案进行检索和利用，满足不同场景下的查询需求。在线借阅功能方便了员工对档案的使用，异构系统联查则打破了信息壁垒，实现了数据的共享。实物混序归档和可视化盘点档案数据，让企业对实物档案的管理更加清晰和高效。

合思档案收益：为企业合规性资料管理降本增效

• 自动化归档 释放人力
  合思档案实现了自动化归档，告别了重复性的工作。企业员工无需再花费大量时间进行档案的整理和归档，大大提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。企业可以实时了解档案的状态和流向，及时发现问题并进行处理。

• 成本节约 效益显著
  以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。

众多企业使用合思档案后都实现了降本增效。好想你减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这些数据充分证明了合思档案在合规性资料管理方面的显著成效。

合思档案典型应用场景：满足企业多元合规性资料管理需求

• 审计场景：高效合规
  在审计场景中，合思档案支持内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。好想你在使用合思档案后，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了更高效的审计工作。企业可以快速准确地获取所需的档案数据，减少审计时间和成本，确保审计工作的合规性。

• 报销场景：便捷无忧
  报销场景下，员工可以告别复杂的报销流程。云南菜品牌连锁经营员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。合思档案让报销变得更加简单和高效，员工无需再为繁琐的报销流程而烦恼，企业也可以提高报销的处理效率。

• 档案查阅场景：灵活高效
  档案查阅场景中，合思档案可实现多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等，满足多场景查询需求。高新兴科技集团通过合思档案实现档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。企业员工可以随时随地查阅所需的档案，提高工作效率。

• 财务数据管理场景：业财融合
  财务数据管理场景中，合思档案能确保档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，助力企业实现业财一体化。帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要。企业可以更好地管理财务数据，实现业务和财务的深度融合。

合思档案客户成功案例：见证合规性资料管理卓越成效

• 好想你：打破壁垒 高效管理
  好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查提升工作效率。自动组装功能让审计更加便捷，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少了人工耗时和管理成本。在合规性资料管理方面取得了显著的成效。

• COMMUNE幻师：降本增效 提升效率
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析。去人工化减少人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求。纸张使用量和存储空间大幅减少，年节约成本高，报销效率显著提升。在合规性资料管理方面实现了质的飞跃。

• 云南菜品牌连锁经营：财务数字化 降本提效
  云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。实现记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，100%的合规降本。为企业的发展注入了新的活力。

• 金牌橱柜家居科技股份有限公司：数据共享 合规管理
  金牌橱柜家居科技股份有限公司统一存储档案数据，搭建业务证据链，实现数据共享、一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。在合规性资料管理方面树立了良好的榜样。

在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合规性资料管理作为企业运营的重要环节，直接影响着企业的效率和成本。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，拥有强大的技术实力和服务保障。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您的企业也想解决合规性资料管理的难题，开启财务数智化转型之旅，不妨选择合思档案。现在点击电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还能免费试用，亲身体验合思档案带来的卓越价值。