在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这场转型浪潮中积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，更是在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也面临着诸多挑战，而合思凭借其专业的解决方案，为动力源的差旅会议管理及整体财务数字化转型带来了新的曙光。
动力源业务困境：差旅会议管理痛点凸显
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但随着业务的不断拓展，这些系统逐渐暴露出诸多问题，在差旅会议管理方面的痛点尤为明显。
首先，多系统操作体验差，合规性难以保障。员工在进行差旅会议相关的申请单提交时，需要在各系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还增加了操作的复杂性。而报销数据需财务手工录入，发票验真、查重等工作也只能手工进行，使得基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，严重影响了工作效率。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个差旅会议报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握差旅会议相关的数据信息，难以对企业的费用支出进行有效的管控。
再者，业务覆盖面广、报销模式复杂。动力源的业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，涉及大量的差旅和会议活动。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型的差旅会议费用支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。
合思方案：精准解决差旅会议管理难题
面对动力源在差旅会议管理及财务数字化转型方面的困境，合思迅速制定了针对性的解决方案，展现出了强大的专业性和创新性。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措实现了订单支出成本的实时归集和统计，为差旅会议管理提供了准确的数据支持。通过系统集成，员工在进行差旅会议申请和报销时，相关信息能够自动同步，减少了手工操作和数据错误的可能性。
无需报销模式的引入，更是为动力源的差旅会议管理带来了革命性的变化。业务人员因公出差或参加会议时，无需再进行垫资和开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一模式大大简化了差旅会议报销流程，提高了工作效率，也减少了人为错误和违规风险。
合思系统强大的连接能力也是其解决方案的一大亮点。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，合思费控支持以标准化方式对接第三方系统。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了差旅会议业务处理和数据统计的效率。无论是差旅申请、会议安排还是费用报销，都能在一个系统中高效完成，实现了差旅会议管理的全流程数字化。
严谨实施：保障差旅会议管理方案落地
合思团队深知，一个好的解决方案需要严谨的实施过程才能真正发挥作用。在为动力源实施解决方案的过程中，合思团队与动力源紧密合作，历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段，共同克服了项目中遇到的重重困难。
在系统集成过程中，合思团队确保基础数据和业务数据的准确同步。对差旅会议相关的数据进行了严格的校验和审核，保障了数据的一致性和完整性。这使得动力源在差旅会议管理方面能够获取到准确可靠的数据，为决策提供了有力支持。
针对无需报销的流程，合思团队对动力源员工进行了详细的培训和指导。让员工熟悉新的差旅会议消费和报销模式，提高了员工的使用体验。通过培训，员工能够更加熟练地使用合思系统进行差旅会议申请和报销，减少了因操作不熟练而导致的问题。
为了不断优化系统的连接能力，合思团队根据动力源的实际需求，调整Open API和自定义流程引擎的参数设置。实现了差旅会议业务数据的高效跨系统同步，进一步提升了差旅会议管理的效率和准确性。
显著成效：差旅会议管理焕然一新
经过合思解决方案的实施，动力源在差旅会议管理方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工的差旅会议报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。员工不再需要在多个系统之间来回奔波，报销流程变得更加顺畅，节省了大量的时间和精力。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，从手动制作单据转变为智能制单，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看差旅会议相关的财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现差旅会议管理中存在的问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大缩短了员工填报时间，简化了差旅会议报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的幸福感和满意度。员工在进行差旅会议安排时，能够更加方便快捷地选择合适的消费渠道，享受到更好的服务体验。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着差旅会议管理及财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。点击免费试用，开启您企业的差旅会议管理数字化转型之旅。
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