发票自动化引领会计档案管理新时代

在当今纸电混合的时代，企业在会计档案管理方面面临着诸多挑战，如同在迷雾中摸索前行。企业高管常常为纸质档案管理的巨大成本和占地问题而苦恼，大量的纸质档案不仅需要耗费高昂的储存成本，而且数据分散未汇总，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对，枯燥繁复的工作让他们的热情逐渐消磨。业务人员在出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据的留存和上交耗费了他们大量的精力。同时，企业还面临着高显性成本的问题，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求不断增大。这些痛点严重影响了企业的运营效率和成本控制，寻找一种高效的解决方案迫在眉睫。

合思档案整体方案：全场景管理新突破

合思档案为企业带来了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，如同一位智慧的领航者，引领企业走出会计档案管理的困境。它广泛连接业财系统，实现了发票自动化处理，让发票、回单、凭证、单据、自定义档案能够自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，它融合了实物流转和电轨运行，保障了财务档案证据链的完整。档案数据可穿透查询，纸质原文件混序归档效率更高，真正做到了会计档案不打印且合规，大大节省了企业的成本和时间。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性，可自定义档案类型。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，同时还能进行财务档案全生命周期管理，让企业的档案管理更加全面、细致。

证据链完整性解决方案通过可视化规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并进行完整性检测，有力地保障了企业的财务合规。

合思档案核心功能：智能高效显优势

合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，为发票自动化处理提供了强大的支持。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，满足了企业多样化的采集需求。

智能制档功能更是一大亮点。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让档案制作更加高效、智能。字段映射功能可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使查询更便捷、分析更直接，让企业能够快速从海量数据中获取有价值的信息。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，调配生成档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件，使档案更具可扩展性和灵活性。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障了业务数据的完整性，为企业的财务安全保驾护航。

合思档案用户收益：降本增效价值显

使用合思档案，企业能够获得显著的降本增效成果。它可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。通过发票自动化处理，减少了人工操作的错误和时间浪费，提高了工作效率。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据在各个系统之间流畅流通，实现了数据的共享和协同，提高了企业的整体运营效率。

合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值。企业可以从数据中获取有价值的信息，为决策提供有力支持，从数据到决策，让企业在市场竞争中占据更有利的地位。

同时，合思档案还实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现了企业效益的最大化。

合思档案典型场景：灵活适用显神通

共享调阅场景可满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）有不同的查询和使用方式，通过发票自动化处理，让档案查阅更加高效、便捷。

数电票场景提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，确保了发票的安全、准确处理。

实物备查场景在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，让实物档案管理也能实现发票自动化处理的高效与便捷。

大数据场景可应对数电票时代企业电子数据爆发式增长的情况。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备海量数据匹配引擎和映射引擎，有专利技术支撑，为企业在大数据时代的发票自动化管理提供了坚实的保障。

合思档案客户案例：成功实践有见证

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案的解决方案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务与财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约了显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主导致实物翻阅效率低、易损坏丢失，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅等。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，客户反馈良好。

合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便读者获取更多信息和联系。选择合思档案，让企业的会计档案管理更加高效、合规、智能，实现降本增效和数字化转型。现在就可以免费试用合思档案，开启会计档案管理的新时代！