在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广使用。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，依旧困扰着众多企业。
传统财务档案管理模式，更是犹如一座沉重的大山，压得企业财务部门喘不过气来。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来如同大海捞针，需要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，早已无法满足企业现代化管理的要求。
面对这些痛点，企业急需一套高效的档案管理优化方案，而合思档案应运而生。
全生命周期管理：档案管理优化方案的核心架构
合思档案为企业提供了电子会计档案全生命周期管理的解决方案，涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案打通了外部生态和内部系统。通过OCR识别、RPA技术等外部生态手段，能够快速准确地识别各种电子凭证；同时，借助EAI插件、API接口等内部系统工具，实现了企业内部数据的高效采集。
预归档服务则是合思档案的一大特色。集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，为档案的准确分类和存储奠定了基础。它能够自动对采集到的电子凭证进行初步处理，确保数据的完整性和准确性。
基础管理环节包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能。合思档案提供了安全可靠的档案存储环境，通过先进的检索技术，能够让企业财务人员快速找到所需档案。同时，严格的借阅和销毁流程，保证了档案的安全性和合规性。
档案服务则进一步拓展了合思档案的应用场景。辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供了有力支持。通过对档案数据的深入分析，企业能够及时发现问题，做出科学决策。
此外，合思档案通过对接标准工具包，实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储。四性检验与业务校验功能，保证了档案原生存储的安全合规，满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。这一系列举措，不仅提升了企业的财务档案管理能力，也实现了财务档案的数字化转型，为企业提供了一套完善的档案管理优化方案。
核心功能优势：档案管理优化方案的强力支撑
合思档案具有诸多核心功能优势，为企业的财务档案管理带来了极大的便利。
便捷调阅不打印，混序归集免组装是合思档案的一大亮点。其强大的多维检索能力，能够满足企业多场景的查询需求。在系统内，企业可以可视化管理档案数据，所有信息一目了然。无论是查找某一份特定的档案，还是进行批量数据的统计分析，都能轻松实现。
自动化归档功能更是让企业告别了重复性的工作。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。自动制档功能释放了财务人员的精力，凭证数据能够自动匹配组装。业务检测功能保障了证据链的完整，档案关联规则可以可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一系列功能，让企业的档案管理工作变得更加高效、准确。
合思档案还实现了档案全场景数字化利用。它打破了传统档案管理中需要同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。企业只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这大大提高了企业的工作效率，为企业的财务管理提供了更加便捷的服务，是一套极具优势的档案管理优化方案。
应用场景案例：档案管理优化方案的实践验证
合思档案在众多企业中得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司引入合思档案后，在档案管理方面取得了巨大的进步。人工耗时减少了90%，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。这一系列数据表明，合思档案为好想你健康食品股份有限公司提供了一套切实可行的档案管理优化方案，有效提升了企业的财务管理效率。
COMMUNE幻师上线合思档案电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这充分证明了合思档案在降低企业成本、提高工作效率方面的强大能力，是企业实现档案管理优化的得力助手。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，成功降低了运营成本，年节省超30万元。同时，云海肴还落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，财务提效90%，100%实现了合规降本。这表明合思档案不仅能够优化企业的档案管理，还能推动企业的业财融合，为企业的发展提供有力支持，是一套综合性的档案管理优化方案。
金牌橱柜家居科技股份有限公司采用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。这一系列成果展示了合思档案在提高档案管理效率和合规性方面的显著优势，为企业提供了可靠的档案管理优化方案。
在当前经济环境下，企业对于财务数智化转型的需求日益迫切。合思作为专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
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