在当今数字化浪潮汹涌的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，业务广泛，涵盖了众多领域。然而，在这场数字化财务革命中，该企业却面临着诸多难题。其业务、财务系统众多且相互独立，犹如一座座信息孤岛，数据无法互通，这给财务管理带来了巨大挑战。同时，实物存档不仅占用大量物理空间，增加成本，还存在合规风险，严重影响了企业的运营效率。此外，不断重复的纸质档案录入操作，耗时长且易出错，极大地降低了财务工作的准确性和效率。就在企业为这些难题一筹莫展时，合思凭借其专业的解决方案，为企业开启了一场数字化财务革命。
困境迷局：教育品牌财务痛点剖析
该教育服务品牌虽然在业务上取得了显著成就，但在财务管理方面却面临着重重困境。
首先，系统层面问题突出。企业的业务、财务系统繁多且相互独立，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。每一张电子发票都需要人工进行繁琐的操作，不仅效率低下，还容易出现错误。
其次，存档问题严重。实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏时有发生，这让企业面临着合规风险。那些堆积如山的纸质档案，不仅占据了宝贵的办公空间，还成为了企业发展的负担。
再者，操作流程繁琐。不断重复的纸质档案录入操作，耗费了大量的时间和人力。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，费时费力。财务人员每天都要花费大量的时间在这些重复性的工作上，无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
最后，档案查阅不便。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。当财务人员需要查阅某一份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的档案中寻找，严重影响了工作效率。
智慧锦囊：合思全生命周期电子化会计档案方案
面对该教育品牌的诸多财务难题，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案，引领企业踏上数字化财务革命之路。
合思的方案具有广泛的数据来源。其档案数据来源丰富多样，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。通过自动封装的 40 种 + 接口，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。这就像是一张巨大的信息网，将企业各个系统中的数据都纳入其中，实现了数据的整合和共享。
接口传输方式也十分灵活。合思提供了多种接口传输方式，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。无论企业的数据以何种形式存在，都能够通过合适的方式传输到系统中，确保数据的有效传输。
该方案还具备强大的自动归档功能。它可以进行智能组单、四性检测，实现电子档案和实物档案的全面管理。同时，还包括档案借阅、移交、鉴定、销毁等全流程操作，并进行权限监控。这一系列的功能，让企业的会计档案管理更加规范、高效。
落地征程：解决方案实施步骤详解
合思的解决方案实施过程有条不紊，涵盖了档案数据来源、接口传输和自动归档等多个环节。
在档案数据来源方面，合思充分利用企业现有的资源，将电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等纳入其中。通过自动封装接口广泛连接异构系统，实现了档案的全面收集。这就像是一场数据的大汇聚，将企业各个角落的数据都集中到了一起。
接口传输环节灵活高效。通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等途径，确保数据能够顺利传输到系统中。无论数据是来自电子设备还是纸质文件，都能够通过合适的方式进入系统，为后续的处理做好准备。
自动归档环节智能高效。合思的系统可以进行智能组单、四性检测，实现电子档案和实物档案的全面管理。同时，还包括档案借阅、移交、鉴定、销毁等全流程操作，并进行权限监控。这一系列的操作，让企业的会计档案管理更加规范、高效。会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。
卓越成效：转型成果与效益显著展现
经过合思解决方案的实施，该教育品牌在数字化财务革命中取得了显著的成果。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，大大提高了工作效率。财务人员不再需要花费大量的时间在纸质档案的管理上，而是可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持工作中。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率 91%以上。这一成就不仅体现了企业在财务数字化转型方面的领先地位，也为其他企业树立了榜样。
在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这表明合思的解决方案有效地提高了企业的财务管理效率，降低了人力成本。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，进一步提升企业的财务管理水平。
高度赞誉：客户评价与反馈积极肯定
该教育品牌对合思的解决方案给予了高度评价。企业自 2017 年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后，财务自动化率达 91%，效果显著。
通过电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，预计到 2024 年自动化率将超 97%，财务管理效率提升、成本降低效果显著。合思的解决方案帮助企业解决了长期以来存在的财务数字化难题，使企业在财务管理方面更加高效、合规。
该方案符合企业的发展需求，为企业的持续发展提供了有力支持。企业负责人表示，合思的专业团队和丰富经验，为企业的数字化财务革命提供了坚实的保障。
这场数字化财务革命不仅让该教育品牌实现了财务数字化转型的突破，也为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。合思拥有专业的团队和丰富的经验，能够为不同企业提供个性化的解决方案。选择合思，企业可以加速财务数字化转型，提高管理效率，降低成本，实现可持续发展。如果您的企业也渴望在数字化财务革命中取得突破，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 与我们联系，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可免费试用我们的解决方案。
