在数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端基本实现数字化适配。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这不仅是财务数智化的必行之路，更将为企业带来管理流程的优化和成本的降低。
在此背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于其在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》为企业提供了极具价值的参考。
传统财务档案管理痛点剖析
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管理困局难突破
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手问题。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受时间和空间限制，查找困难，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力要求极高，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，难以满足企业的管理需求。 -
成本高企效率低
COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印和存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营同样深受纸质档案管理之苦，打印成本高，多地直营门店的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档；存储成本也不容小觑，档案存储耗费大量档案盒和档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料需人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。 -
数据分散利用难
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。需逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架，财务临时保管1年后移交综合档案管理。独立档案室存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时需人工逐一翻查，效率低下。
合思档案整体解决方案策略
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全流程智慧赋能
合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。通过开放式接口互联自主采集，能够自动切割大文件、解析数电票。智能关联和自动组装功能，配合四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保凭证数据自动匹配组装，形成完整的业务链组合数据。精准权限管控和档案目录灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求，保障了档案数据的安全和规范管理。多维检索、一站式预览，支持在线借阅和异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据，打破了不同系统之间的壁垒。 -
全方位财务服务
合思档案通过敏捷的财务收支管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。助力企业实现流程化、系统化、一体化和无纸化，提高效率，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。 -
全生命周期管理
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。包括智能采集，可从外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）获取数据；预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理，涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务，提供辅助审计、项目管理、统计分析等。
合思档案核心模块揭秘
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档案采集模块：数据智能获取
档案采集模块采用开放式接口互联自主采集，能够实现大文件自动切割、数电票自动化解析。可从外部生态和内部系统获取数据，为后续的档案处理提供准确、完整的基础信息。 -
档案制档模块：凭证精准组装
档案制档模块实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。确保凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。 -
档案管理模块：安全规范保障
档案管理模块具备精准权限管控、档案目录灵活扩展的功能，采用水印管理，档号符合国标要求。保障档案数据的安全和规范管理，确保企业档案信息的保密性和完整性。 -
档案利用模块：信息高效流通
档案利用模块支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。打破不同系统之间的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，提高档案利用效率。
合思档案竞争优势凸显
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功能强大效率高
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。与传统解决方案相比，合思档案在功能上更具优势，能够满足企业多样化的需求。 -
成本节约显著
以北京一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的大型制造业为例，合思档案能够显著节约成本。年节约打印成本30万元，存储成本675元，档案室成本14,235元，人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。 -
服务专业广泛
合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。能够提供更专业、更广泛的服务支持。 -
成长历程丰富
合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断升级和完善。积极响应国家政策，帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，积累了丰富的经验。
合思档案成功案例展示
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好想你：降本提效成果显著
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少80%的管理耗时，借阅管理减少67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。 -
COMMUNE幻师：绿色运营成效斐然
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。 -
云南菜连锁：合规经营全面升级
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现全面无纸化管理，降低运营成本，年节省超30万元，业财融合提升80%，财务提效90%，实现100%的合规降本。 -
金牌橱柜：档案管理高效合规
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。
合思优质服务体系保障
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技术支持专业可靠
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，能够为客户提供专业的技术研发和支持。在电子文件共享方面，提供了强大的技术保障，确保企业数据的安全和高效流通。 -
服务网络覆盖广泛
在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。方便为客户提供及时、全面的服务，无论是电子文件共享还是其他财务数智化需求，都能得到快速响应和解决。 -
合规指导贴心服务
合思档案在发展过程中，积极响应国家政策，帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，为企业提供合规性指导和服务。确保企业在电子文件共享和财务档案管理方面符合相关法规要求。 -
全方位财务服务
合思通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。满足企业在电子文件共享和财务管理方面的多样化需求。
合思档案凭借其强大的功能、显著的成本优势、专业的服务和丰富的成功案例，帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在电子凭证全流程无纸化时代，合思档案将继续发挥领先优势，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
随着电子凭证全流程无纸化时代的到来，合思作为专精特新企业，将不断创新和完善合思档案产品，更好地满足企业的需求。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，未来将有更多企业受益于合思档案，实现财务数智化的转型升级。如果您想体验合思档案带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化新征程。
