在当今竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营离不开科学的管理策略。金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，已发展成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球，金牌橱柜有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000 +。然而，如此庞大的企业规模也带来了一系列的管理挑战，尤其是在财务档案管理方面。其年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量达177744张，年发票量有123247张。在传统的管理模式下，装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本还有100000元/年。这些数据背后，反映出金牌橱柜在财务档案管理上急需一套行之有效的数字档案管理策略。
传统管理困境凸显痛点
- 整理环节：数据孤岛难题
在财务档案的整理环节，金牌橱柜面临着严重的数据孤岛问题。会计档案散落于各个系统，档案数据难以得到有效利用。工作人员需要逐一打印相关资料，再进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现错误，使得档案整理的效率极其低下。 - 保管环节：流程繁琐复杂
财务档案的保管环节同样存在问题。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这样的流程增加了档案管理的复杂性，也容易导致档案在移交过程中出现丢失或损坏的情况。 - 存储环节：空间成本高昂
独立的档案室用于存放纸质档案，这不仅占用了大量的空间，还需要支付高昂的存储空间成本。随着企业业务的不断发展，档案数量的持续增加，存储空间的压力也越来越大。 - 管理利用：效率低下难查
在档案的管理利用方面，金牌橱柜主要采用纸质档案管理方式。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，这不仅耗费大量的时间和精力，而且查找到所需档案的效率极低，严重影响了企业的运营效率。
合思方案精准破局
- 统一存储：打破数据壁垒
合思为金牌橱柜提供的数字档案管理策略中的统一存储方案，犹如一把利剑，成功打破了数据孤岛。该方案整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，企业的财务档案数据得到了有效的整合和管理，为后续的利用提供了便利。 - 业务证据链完整：业财一体融合
合思注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，达成了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务分析和决策时，可以更加全面地了解业务情况，提高决策的准确性和科学性。 - 数据共享：一站式便捷查阅
合思的解决方案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员可以通过一站式查阅平台，快速找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。 - 银行回单无纸化：降本增效利器
海量的银行回单是企业财务档案管理中的一大难题。合思的方案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了打印成本，还提高了回单管理的效率，助力企业降本增效。
显著成果见证策略成效
- 匹配耗时大减
在合思数字档案管理策略实施后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。 - 查询耗时骤降
档案查询耗时减少了80%，企业在需要查阅档案时能够迅速获取所需信息，大大提高了决策的及时性和准确性。 - 成本大幅节省
预估节省总体成本30万 +/年，这对于企业来说是一笔可观的费用。通过降低打印成本和存储空间成本，企业的运营成本得到了有效控制。 - 合规性百分百
档案合规性达到了100%，确保了企业的财务档案管理符合相关法律法规的要求，降低了企业的法律风险。
合思引领财务数智化未来
合思创立于2014年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战，而财务数智化转型是企业提升竞争力的关键。合思的数字档案管理策略为金牌橱柜带来了显著的成效，也为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。如果您的企业也想解决财务数智化问题，提升运营效率，不妨选择合思。点击免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。
