合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮的席卷之下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势使得企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票迅速扩张，在收票政策上电子发票接收已合法合规，开票方面全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。

在纸电混合的时代，企业不同角色都面临着各自的困扰。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间且需手动逐一匹配核对的难题所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也遭遇着流程繁琐的困境。同时，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在此背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的希望。

多元方案 满足多样需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它便捷调阅无需打印，混序归集免去组装，通过电轨运行实现线上一套电子数据管理。财务档案证据链完整，能全面反映企业经营业务，档案数据之间建立起完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。其生成式OpenAPI和自定义档案目录能帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

强大功能 驱动高效管理

合思档案具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多方面的强大功能。

多源采集支持接口互联与自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它也支持多种便捷手动数据补录方式，实现手动采集与自主补录。

智能制档通过规则引擎自动组装。会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。

在档案管理方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

档案应用实现电子与实物档案高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件可快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点 彰显卓越实力

合思档案拥有众多核心亮点，展现出其卓越的实力。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据可实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，满足国标档号规则格式。在支持唯一性、合理性、稳定性的原则下，同时支持新增编号字段，支持增加月度、组织编码等字段，保证可扩展性，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

合思档案具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能及时应对变化。其自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。

价值凸显 惠及不同角色

合思档案为不同角色带来了显著的价值。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，可轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案显著的降本增效，能更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案无需打印；它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值；实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景 见证卓越成效

合思档案在多个典型场景中展现出卓越的成效。

在企业日常档案管理中，合思档案可实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。

在审计查阅场景下，审计人员可通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，还可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

在共享中心统建场景中，合思档案能实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求，低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。

在多系统数据互联场景下，合思档案可打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理，实现业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌，实现数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，实现全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。

成功案例 铸就行业典范

众多企业的成功案例证明了合思档案的卓越性能。

某企业年单据量达2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理存在低效现状和诸多痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。采用合思档案单套制管理方案后，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理，业务证据链完整，数据共享，一站式查阅，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 凸显差异优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证。

合思档案具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。

合思档案拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。

合思档案是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，系统规范预置档号满足国标档号规则格式。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。随着企业数字化转型的深入，合思档案将持续发挥其优势，不断迭代升级，为企业提供更加优质、高效的财务档案管理服务，在企业财务数字化转型中扮演愈发重要的角色。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拥有专业的服务团队和技术支持，能够为企业提供全方位的服务和保障。如果您想开启高效、合规的财务档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序与合思取得联系，还可免费试用合思档案，亲身体验其卓越功能。