在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场变革中积极探索前行。该公司成立于 1995 年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022 年 3 月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化的道路上，动力源也遭遇了诸多痛点，而合思的解决方案犹如一道曙光，为其带来了新的转机。
业务迷雾：动力源的现状与痛点
动力源早在 2011 年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建费控系统、采购管理系统等，并基于 OA 系统开发报销系统。但现实却不如预期那般美好，整体流程依然复杂，系统之间仿佛筑起了一道道无形的壁垒。
多系统操作体验之差，让员工苦不堪言。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据还得财务手工录入系统。发票验真、查重都靠手工进行，假票、错票、重票的情况就像幽灵一样难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作，占据了财务人员大量的时间和精力。
系统的割裂更是让数据分散如沙，信息滞后严重。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，就像在迷雾中驾驶船只，无法对业务运营及时操偏。
动力源主营通讯基站建设，业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐至极。不同类型费用支付方式不同，这也给财务管理带来了极大的挑战。
破局之钥：合思的智能解决方案
面对动力源的诸多难题，合思凭借其先进的技术和丰富的经验，提供了一套全面的智能归档费用报销解决方案。
系统集成方面，合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，数据在不同系统间能够顺畅流通，为后续的管理和决策提供了有力支持。
无需报销的模式更是一大创新。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，从源头上确保了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，真正实现了智能归档费用报销的高效流程。
合思系统的连接能力也十分强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。
落地之路：解决方案的实施步骤
合思团队深知，一个好的解决方案需要完美的实施才能发挥出最大的效果。因此，他们采取了一系列严谨的步骤来确保方案的顺利落地。
首先，合思团队对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理。他们深入了解动力源的业务特点和需求，明确了需要同步和对接的数据与流程。这一步就像为大厦打下坚实的基础，为后续的工作指明了方向。
接着，按照既定方案，合思团队逐步完成了 HR 系统、BPM 系统与合思费控的对接工作。他们严谨细致，确保数据准确、实时同步，让各个系统之间能够无缝协作。
为了让动力源的员工能够更好地使用新系统，合思团队对员工进行了培训。他们详细讲解了无需报销的流程和操作方法，提高了系统的使用效率和员工的接受度。员工们逐渐熟悉了新的操作模式，感受到了智能归档费用报销带来的便捷。
在系统运行过程中，合思团队并没有放松警惕。他们持续监控系统的稳定性和数据的准确性，及时解决出现的问题。就像一位贴心的守护者，确保系统始终保持良好的运行状态。
成效之美：方案带来的成果与效益
经过一段时间的实施，合思的智能归档费用报销解决方案在动力源取得了显著的成果。
多系统集成让数据互通无阻，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了 3 周，效率提升了 300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款，也提高了他们的工作积极性。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正做到了让员工轻松消费，无后顾之忧。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，他们节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和战略规划。
管理方面实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，他们能够及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户之声：动力源的评价与反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
携手同行：邀您开启财务数字化之旅
合思凭借其先进的技术和丰富的经验，已成功帮助众多像动力源这样的企业解决财务数字化难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。智能归档费用报销，正成为越来越多企业提升财务管理效率的利器。如果您的企业也面临类似的财务挑战，不妨选择合思。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让我们携手开启财务数字化转型之旅，让有限更有效。
