在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重大举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
然而，传统纸质档案管理却存在着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，该公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。并且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足管理要求。高新兴科技集团同样面临着档案管理成本高的问题，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了库房人员的管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。
在这样的背景下，合思推出的智能档案管理系统——合思档案应运而生。
智慧方案引领档案管理变革
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案智能档案管理系统。
合思档案智能档案管理系统通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，合思档案智能档案管理系统为其提供了统一存储方案。该方案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。针对海亮教育科技服务集团，合思档案智能档案管理系统从档案数据来源和自动归档等方面入手解决其业务痛点。电子档案通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，实物档案数字化副本则将实体文件扫描或拍照转换为数字形式。同时，系统根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。
核心功能铸就档案管理优势
合思档案智能档案管理系统具有众多核心功能和显著优势，能够为企业的档案管理带来质的飞跃。
它具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，系统采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。例如高新兴科技集团通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，极大地提高了档案采集的效率。
档案制档环节实现了智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。合思档案智能档案管理系统为金牌橱柜家居科技股份有限公司搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，让企业的档案管理更加规范和高效。
在档案利用方面，系统具备多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据的优势。像中文传媒通过多维检索条件，能够快速定位所需档案；通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，大大节省了档案查找和使用的时间。
多元场景见证档案管理成效
合思档案智能档案管理系统在多个行业都有广泛的应用，并取得了显著的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案智能档案管理系统后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线合思档案智能档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案智能档案管理系统后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。
数字阅读行业的帆书通过合思档案智能档案管理系统实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据，财务结账效率提高了50%，总节约成本500万/年。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思智能档案管理系统，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也想摆脱传统纸质档案管理的困境，实现电子凭证数字化转型，不妨选择合思档案智能档案管理系统。点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
