在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。随着数电票试点的深入推进以及电子凭证会计数据标准的正式发布，会计管理模式正经历着一场全面而深刻的变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
这一变革为企业带来了诸多机遇，电子凭证无纸化有助于优化业务流程，降低单位运行成本，减少社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。然而，企业在财务数字化转型的道路上也面临着重重挑战。
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地洞察到了企业的需求。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业挖掘更多净利润。公司始终秉承以客户为中心的服务理念，在全国精心布局研发中心和直营服务网络，并借助合作伙伴的力量覆盖国内外数百个城市。如今，合思已获得众多付费企业和未来财务人的认可与选择，成为企业财务数字化转型道路上的可靠伙伴。
巨头旗下教育品牌的财务困境
在激烈的市场竞争中，一家世界 500 强旗下的教育服务品牌企业也在努力探索发展之路。在出差申请管理以及整体财务方面，该企业面临着诸多棘手的问题。
企业内部业务系统和财务系统众多，且各自独立运行，数据之间无法实现互通。这导致结构化数据的提取变得异常困难，尤其是在处理出差申请相关的电子发票时，打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物存档同样是企业的一大负担。大量的出差申请相关档案以及其他财务档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作耗费了大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，需要投入大量的人力和精力。此外，实物凭证与业务分散存放，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重影响了企业的财务管理效率，尤其是在出差申请管理方面，流程繁琐，效率低下。
合思量身定制的解决方案
针对该企业的困境，合思为其量身打造了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，该方案在出差申请管理方面也发挥了重要作用。
合思的方案能够广泛连接异构系统，无需开发成本即可介入企业现有系统。它可以实现档案的应收尽收，接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这意味着企业在处理出差申请相关的电子凭证时，可以更加便捷地将各类文件纳入管理系统。
方案具备强大的自动归档功能，涵盖智能组单、四性检测等环节。它不仅可以对电子档案进行全面管理，还能兼顾实物档案的管理。同时，还包括档案借阅、移交、鉴定、销毁、权限监控等一系列功能，确保出差申请相关档案的管理规范、安全。
会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等多种类型。在出差申请管理方面，企业可以将出差申请单、差旅费发票等相关文件统一纳入管理系统，实现集中管理。
合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。这使得企业在进行出差申请管理时，能够快速准确地查询相关信息，提高工作效率。
显著的转型成效
合思的解决方案为该企业带来了显著的转型成效，在出差申请管理方面也有了质的提升。
企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。在出差申请管理方面，流程更加清晰透明，相关信息可以实时查询和共享。
档案多维度穿透查询功能让档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，大幅提升了档案的查阅效率。企业员工在进行出差申请时，可以快速获取相关的历史数据和政策信息，为出差申请提供有力支持。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在出差申请管理方面可以更加高效地处理大量业务，减少人工干预，降低错误率。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。在出差申请管理方面，企业可以将更多的资源投入到业务拓展和服务优化上。
合思方案的价值与未来展望
合思的解决方案为企业解决了财务数字化转型中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在出差申请管理方面，也让企业的流程更加规范、高效，提升了企业的财务管理水平和竞争力。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，它将推动无需报销迈向 L5 级，实现全场景、全链路智能化无需报销。合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求，与客户共同推动行业的进步和发展。
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