在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案的重要性日益凸显。企业在推进数字化建设时，虽借助 OA 系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在档案归档和储存环节，仍面临纸质文件储存难题以及数据存储线下载体的困境。确保档案原生性，是企业财务档案管理合规的关键，也是实现全面数字化的必由之路。
2025 年数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如企业档案管理的得力助手，能提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的优质服务，有效解决企业内外交困的档案管理难题。合思创立于 2014 年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。
数电票时代：企业急需专业档案管理平台
当下，数电票在市场上迅速扩张，企业面临着全新的市场形势。在收票政策方面，电子发票的接收已具备合法合规性。早在 2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的企业可以仅以电子形式进行归档。2023 年 4 月 28 日，九部委联合发布的财会[2023]7 号文件，更是推动了电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节的全流程标准化无纸化处理。
开票方面，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票必须经过验签、解析，并以 XML 格式存档。在纸电混合时代，90%的企业遭遇档案管理成本高、数据难分析利用、整理核对繁琐等问题。因此，企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台来应对这些挑战，保障档案安全管理。
档案管理痛点：高成本与高风险并存
企业在档案管理方面存在诸多痛点，主要体现在高显性成本、高隐形成本和高合规风险三个方面。
高显性成本严重浪费企业资源。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时，档案室、档案柜等存储空间的需求也给企业带来了沉重的负担。这不仅增加了企业的经济支出，还占用了大量的物理空间，对企业的运营造成了不利影响。
高隐形成本导致内部协作滞后。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，使得数据无法得到有效利用。这不仅降低了工作效率，还影响了企业的决策速度和质量，对档案安全管理构成了潜在威胁。
高合规风险使得财税管理低效。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案容易损坏，给企业带来巨大的损失。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大、档案数据难以分析利用的问题；财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的困境；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费大量时间。这些问题都严重影响了企业的档案安全管理。
合思档案策略：满足多元需求的整体方案
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合，能与企业携手碰撞出协作的价值。
针对 CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。通过对档案数据的有效管理和分析，为企业的战略决策提供有力支持，确保档案安全管理。
对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松简单，同时提高档案利用效率，进一步加强档案安全管理。
在面对外部审计时，合思档案让审计无需进入档案室，实现档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计效率，保障了档案安全管理。
核心模块揭秘：全方位档案管理解决方案
合思档案拥有多个核心模块，为企业提供全方位的档案管理解决方案。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装。通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规，为档案安全管理提供了坚实的保障。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足企业多样化的档案安全管理需求。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，形成完整的档案证据链，保障财务合规，进一步巩固档案安全管理。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，方便企业快速准确地获取所需档案信息，加强档案安全管理。
竞争优势凸显：技术、合规与降本增效并行
合思档案相对于其他产品具有显著的竞争优势。
在技术能力方面，合思自主研发的工具包拥有更强大的数据获取、验签、解析能力。持续迭代、接口开放的特性，使其能够满足接收管理数电票的能力，为档案安全管理提供了强大的技术支持。
在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等。国家四部委官方试点 100%成功验收，充分证明了其合规性和可靠性，保障了档案安全管理。
在降本增效方面，合思档案成效显著。能够节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，保证 100%的管理合规性。广泛连接的能力使其能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，有效提升档案安全管理水平。
成功案例见证：合思档案的卓越成效
众多企业的成功案例见证了合思档案的卓越成效。
某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、降本增效等显著成效，保障了档案安全管理。
某集团型企业档案管理流程复杂、标准不统一。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测，推动了标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，加强了档案安全管理。
某企业档案管理低效，合思档案的数据集成方案实现了统一储存，业务检测方案保障了业务证据链完整，跨系统调阅方案实现了数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，有效提升了档案安全管理水平。
某教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用等多方面存在问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，智能化制档方案实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成合规存档，形成了多向、网状管理结构，提高了工作效率，确保了档案安全管理。
服务体系完善：全面便捷的贴心保障
合思档案拥有完善的服务体系，为企业提供全面便捷的服务。服务地点覆盖北京、上海、杭州、深圳等多地，方便企业随时获得本地化的服务支持。企业可以拨打 400 – 105 – 6505 进行咨询，专业的客服人员将为企业解答疑问。登录 www.hosecloud.com 网站，企业可以获取更多产品信息。此外，微信公众号二维码和微信小程序二维码的提供，便于企业通过移动渠道了解和联系，为档案安全管理提供了全方位的保障。
合思档案在企业档案管理中发挥着至关重要的作用。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能够满足企业的需求。合思秉承以客户为中心的服务理念，通过其领先的电子会计档案管理平台和完善的服务体系，让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大的作用。
