在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理急需一场信息化的变革。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业各层级人员都在财务档案管理上遭遇了难题。企业高管面对纸质档案管理，不仅成本高昂，储存占地大，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据需要留存再上交，耗费了大量时间。
此外，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大。高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用。高合规风险也不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化过程中建设了OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储仍依赖线下载体。
在这样的背景下，合思档案应运而生。它是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供全方位的财务数智化服务，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。合思档案不仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它以客户为中心，秉持着为企业挖出更多净利润的使命，助力企业实现业财融合，完成数字化转型。其愿景是为企业提供专业的电子会计档案管理解决方案，让企业的财务档案管理更加高效、合规、绿色，适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
功能模块：多元集成打造财务数据自动化管理矩阵
合思档案拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
该平台广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。其功能涵盖了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等。在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API，实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，还支持手动采集，方便企业自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料。
功能亮点：创新驱动财务数据自动化高效运转
合思档案在功能上有诸多亮点与创新。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。通过预置规则引擎，系统能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能让用户自由穿透档案链。利用关键词检索功能，用户可以快速定位相关档案，大大提升了检索效率，降低了查询难度。
在数据检测方面，合思档案拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件以及文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。
其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据价值。档案扩展解决方案还可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。
产品优势：多维度助力财务数据自动化升级
合思档案具有显著的优势。在降本增效方面，它能让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，同时检索效率提升90%，管理合规性达到100%。
作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白。它拉通了业财税档全链路，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。
强大的规则匹配能力也是其一大亮点。最大程度地减少人工介入，实现100%自动归档，能够自动组装、归档。而且，它符合国家政策要求，具备电子会计档案合规性管理能力，能够满足接收管理数电票的需求，还拥有稳定的迭代能力，及时应对政策变化。
目标用户与应用场景：精准覆盖财务数据自动化需求
合思档案的目标用户广泛，包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。外部审计人员则可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。
其应用场景涵盖了企业财务档案管理的各个环节，如业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等，能够为企业解决内外交困的档案管理问题。在多系统数据互联的场景下，合思档案可打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，实现统一储存、统一标准、统一管理，保证业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。对于集团型企业，它可实现共享中心统建档案管理系统，实现档案共享，统一原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。
众多企业已经从合思档案中受益。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化；企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。
合思档案凭借其先进的技术、丰富的功能、显著的优势和广泛的应用场景，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。它能够帮助企业实现财务数据自动化，提升管理效率，降低成本，保障合规。如果您也想体验合思档案为企业财务档案管理带来的变革，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。
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