在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。海亮教育科技服务集团作为教育服务领域的佼佼者，通过与合思合作实施档案管理优化方案，取得了显著成效。档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。这一系列数据不仅彰显了合思档案管理优化方案的强大实力，也为其他企业提供了可借鉴的成功范例。
海亮教育：教育先锋的档案管理困境
海亮教育科技服务集团是世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，在国内教育服务领域处于引领地位，其愿景是成为全球优质教育服务的引领者。然而，随着企业的不断发展，其在档案管理方面面临着诸多挑战。
企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通。结构化数据提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物档案资料的存储更是让企业头疼不已，占用大量物理空间，需要专人管理，成本高昂。而且实物档案损坏时有发生，给企业带来了较大的风险。
不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力，却无法最大化发挥档案价值。实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅不留痕，也无法实现多人借阅，档案资产利用效率极低。在这样的困境下，海亮教育迫切需要一套档案管理优化方案来解决这些问题。
合思方案：精准施策破解档案难题
合思深入了解海亮教育的痛点后，为其量身定制了一套档案管理优化方案。
档案数据来源丰富多样，包括电子档案和实物档案数字化副本。对于电子档案，通过先进的OCR技术自动识别和整理各类文档信息；对于实物档案，则将实体文件扫描或拍照转换为数字形式。会计类档案管理范围广泛，涵盖内部的各种内部报告、合同等，以及外部的客户、供应商等的往来函件和信息记录。
该方案实现了自动归档功能，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。同时，提供自助OA，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。此外，还集成了金蝶EAS，支持企业的日常运营和管理活动，并对原有的纸质档案进行数字化处理，以便于保存和使用。
显著成效：数据见证方案价值
合思的档案管理优化方案为海亮教育带来了显著的成效。
档案整理匹配效率大幅提升90%，大大提高了工作效率。原本繁琐的档案整理工作变得轻松高效，员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。存储空间减少72%，降低了存储成本和风险。企业不再需要为大量的实物档案存储而烦恼，也减少了因档案损坏带来的损失。
每年纸张打印成本节约3万元，实现了成本的有效控制。在环保意识日益增强的今天，这不仅为企业节省了开支，也符合绿色办公的理念。财务人力减少3人，优化了人员配置。企业可以将人力资源合理分配到更需要的岗位，提高整体运营效率。
客户反馈：高度认可彰显方案优势
海亮教育对此次与合思的合作给予了高度评价。自动封装接口数量增加40多个，降低了开发成本并提高了集成度，广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收。这使得企业的数据管理更加全面和高效，为决策提供了有力支持。
自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效。员工可以快速准确地获取所需档案信息，大大提高了工作效率。自动化作业，降本增效，财务数据自动化率达到99.96%，不再需要手动处理大量事务性工作，节省了时间和资源，不打印节约物理存储空间和维护成本。
未来展望：携手共创教育财务数字化未来
随着企业的不断发展，海亮教育可能会有更多的财务数字化需求。合思凭借其先进的技术和丰富的经验，将持续为海亮教育提供支持和优化服务。双方可以进一步深化合作，在财务数字化领域进行更多的研究和实践，共同探索更多的业务场景和创新模式，为教育行业的财务数字化转型提供更多的成功案例和经验借鉴。
在当前经济环境下，企业都在寻求降本增效的方法。如果您的企业也面临着类似海亮教育曾经遇到的财务档案管理难题，不妨借鉴海亮教育的成功经验，选择合思的档案管理优化方案，开启财务数智化转型之旅，实现降本增效、合规经营和低碳运营。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解更多合思档案管理优化方案的信息和成功案例，让有限更有效。点击免费试用，亲身体验合思档案管理优化方案的魅力！
