在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这场转型之旅中也面临着诸多挑战。成立于1995年的动力源，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也遭遇了不少难题，而合思提供的出差管理解决方案，为其带来了全新的转机。
动力源业务困境：数字化转型的绊脚石
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系统繁杂效率低
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但事与愿违，整体流程不仅没有变得简洁高效，反而愈发复杂，系统之间的壁垒如同高耸的山峰，难以跨越。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，操作体验极差。财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入系统，不仅效率低下，而且在发票验真、查重等环节也只能手动进行，导致假票、错票、重票的情况时有发生，合规性难以保障。 -
数据分散难协同
动力源的多个系统之间相互割裂，数据分散在各个系统中，信息滞后严重。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理分散在不同系统，无法及时联动，使得财务制度难以有效落地。这就好比各个部门在各自的轨道上运行，缺乏有效的沟通和协作，导致整个业务流程的效率大打折扣。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得业务覆盖面广，报销模式复杂，涉及的事项和发票类型繁多。财务人员在进行稽核时，需要面对大量的报销单据和复杂的业务情况，工作难度和工作量都极大。
合思解决方案：开启数字化转型新篇
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系统集成无缝对接
合思为动力源提供的出差管理解决方案，首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保人员信息的一致性和准确性。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据实现了无缝对接，为后续的业务流程优化奠定了坚实的基础。 -
无需报销畅享便捷
合思的无需报销模式是该解决方案的一大亮点。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。整个报销流程变得更加高效、便捷，大大减轻了员工和财务人员的负担。 -
强大连接打破壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这一技术打破了数据流转的壁垒，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。就像搭建了一座桥梁，让各个系统之间的沟通更加顺畅，协同工作更加高效。
方案实施步骤：稳步推进变革之路
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系统集成奠基
在解决方案的实施过程中，第一步便是进行系统集成工作。合思团队精心完成了HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步，确保各个系统之间的数据能够准确、及时地流通。这一步为后续业务流程的优化奠定了坚实的基础，就像建造高楼大厦时打好的地基，只有基础稳固，才能保证后续工作的顺利开展。 -
模式推行引导
接下来，合思开始推行无需报销模式。为了让员工能够顺利适应新的消费和报销流程，合思团队通过多种方式引导员工了解因公消费免垫资、免开票的具体操作和优势。组织培训活动、发放操作手册、设置咨询热线等，确保员工能够快速掌握新的流程，享受便捷的报销体验。 -
数据联动提效
最后，利用系统的连接能力，实现各系统间的数据联动和业务协同。通过技术手段，确保待审批信息能及时同步到各部门负责人，提高业务处理效率。各个部门之间的信息流通更加顺畅，业务协同更加紧密，整个企业的运营效率得到了显著提升。
方案成果效益：降本增效显著提升
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操作革新效率飙升
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，减少了资金占用的压力，同时也提高了员工的工作积极性。 -
成本节约人员减负
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的基础工作上，而是可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。这不仅降低了企业的人力成本，还提升了财务部门的工作价值。 -
员工体验大幅改善
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在出差过程中更加轻松、便捷。 -
财务管控更加合规
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员从手动制作单据到智能制单，节省了大量的时间和精力，能够更好地把控企业的财务风险，确保企业的合规经营。
动力源评价反馈：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思出差管理解决方案的高度认可，也为双方的进一步合作奠定了坚实的基础。
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