在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，自1995年成立以来，一路披荆斩棘，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目，在2022年还成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的不断发展壮大，动力源也面临着诸多财务数字化难题，此时，合思的解决方案犹如一场及时雨，为其带来了新的转机。
转型前痛点：数字化迷雾中的困境
- 自研系统整合难，手工报销弊端多
动力源拥有大量自研系统，这些系统在企业发展初期发挥了重要作用，但随着业务的拓展，整合难题逐渐凸显。传统的手工报销模式更是弊端丛生，多系统操作体验极差，员工需要在各系统间频繁切换提交申请单，财务则需手工录入报销数据。发票验真、查重等工作也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了员工和财务大量的时间，让大家疲惫不堪。 - 系统割裂数据散，信息滞后难管理
系统之间相互割裂，数据分散在各个系统中，信息严重滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，企业仿佛在迷雾中摸索前行。 - 业务覆盖广模式杂，稽核繁琐支付难
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面极广。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了财务管理的难度。 - 组织架构扩展快，流程繁复难统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
合思解决方案：驱散迷雾的灯塔
- 系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面展现出强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让企业告别了多系统繁复操作的困扰。电子档案导入也更加顺畅，系统间的数据交互更加高效。 - 产品应用：重塑商旅出行流程
合思的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。电子档案导入在这个过程中实现了自动化和智能化，提高了工作效率。 - 系统连接：打通数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。电子档案导入在系统连接的支持下，更加稳定和可靠。
实施过程：步步为营的变革之路
- 数据同步对接：奠定转型基础
合思首先将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步对接。这一步为后续的流程优化和管理提供了基础数据支撑。通过电子档案导入，将系统中的各类数据准确无误地整合到合思费控系统中，为后续的高效运作奠定了坚实的基础。 - 流程引导优化：推动模式转变
在商旅出行流程方面，合思引导业务人员使用合思费控的免垫资、免开票功能，按照系统设置的申请单和差标进行消费。财务部门则按照系统流程进行统一对账、结算和凭证生成等操作。在这个过程中，电子档案导入发挥了重要作用，确保了各项数据的准确记录和高效流转。
显著成果：数字化转型的辉煌战绩
- 多系统集成：操作体验大革新
通过合思的解决方案，动力源实现了多系统集成，数据互通。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。电子档案导入的高效性使得系统间的数据交互更加顺畅，操作体验得到了全面革新。 - 员工体验提升：填报简化消费优
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费可以进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资，使用体验得到了极大提升。电子档案导入的自动化功能，让员工的报销数据能够快速准确地记录和处理。 - 财务合规增效：释放财务新价值
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。电子档案导入的准确性和高效性，为财务合规和增效提供了有力保障。 - 管理全程管控：决策精准有依据
合思的解决方案让动力源的管理实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。电子档案导入为管理者提供了准确的数据支持，使其能够更好地进行决策。
动力源反馈：高度认可的合作之音
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。电子档案导入在合思与动力源的合作中发挥了重要作用，为企业的数字化转型提供了有力支持。
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题，不妨选择合思。合思的财务数字化解决方案能够助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
