在数字化浪潮风起云涌的当下，我国电子凭证改革正以势不可挡的态势驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。然而，电子凭证在接收、报销、入账和归档等环节的“最后一公里”难题，依旧如同横亘在企业面前的一座大山，亟待攻克。
传统的财务档案管理模式，就像一辆老旧的马车，在现代企业发展的高速公路上显得格格不入。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务人员在归档时，需要耗费大量的时间和精力，去逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生，就像在茫茫大海中寻找一艘丢失的小船，困难重重。同时，纸质档案查找起来犹如大海捞针，受限于时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。COMMUNE幻师每年仅档案耗材、打印和存储成本就高达53323元。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，而不符合会计电子档案管理法规，给企业带来了不必要的风险。
在费用报销审计方面，传统模式更是弊端尽显。企业在进行费用报销审计时，面对堆积如山的纸质票据和档案，审计人员需要花费大量的时间和精力去核实每一笔报销的真实性和合规性，效率低下且容易出错。这不仅增加了企业的管理成本，也影响了企业的决策效率。
面对这些痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，挺身而出，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的财务档案管理带来了新的曙光。
合思档案：一站式财务数智化解决方案
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一个智能的财务管家，将企业的各项财务业务紧密连接在一起，实现了财务数据的实时共享和高效处理。
在数据采集方面，合思档案提供了多种灵活的方式。它不仅可以通过外部生态，如OCR识别、RPA技术等，自动识别和采集各种票据信息，还能利用内部系统，如EAI插件、API接口等，实现与企业现有业务系统的无缝对接。同时，合思档案还具备大文件自动切割、数电票自动化解析等功能，大大提高了数据采集的效率和准确性。在费用报销审计中，这些功能可以快速准确地采集报销票据信息，为审计工作提供有力的数据支持。
采集到的数据会在合思档案中实现自动归档。系统会根据预设的规则，对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。就像一位细心的图书管理员，将每一本书都整齐地摆放在相应的书架上，方便随时查找和使用。在费用报销审计时，审计人员可以快速定位到所需的报销档案，提高审计效率。
核心功能亮点：打造高效安全的档案管理体系
合思档案具有诸多核心功能亮点，犹如一颗璀璨的明珠，在财务档案管理领域闪耀着独特的光芒。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业提供了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。企业可以随时随地通过系统调阅所需的档案，无需打印纸质文件，既节省了时间和成本，又提高了工作效率。在费用报销审计过程中，审计人员可以在线便捷调阅报销档案，无需在纸质档案中苦苦寻找。
智能关联和自动组装是合思档案的又一重要功能。系统能够实现凭证数据的自动匹配组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保业务检测保障证据链完整。这就像一个智能的拼图高手，能够快速准确地将各个零散的凭证数据拼接成一幅完整的画面，为企业的财务决策提供有力的支持。在费用报销审计中，智能关联和自动组装功能可以快速验证报销凭证的完整性和合规性。
精准权限管控和档案目录灵活扩展也是合思档案的一大优势。系统通过水印管理和符合国标要求的档号设置，确保档案数据的安全和管理规范。不同的用户可以根据自己的权限，访问相应的档案信息，就像给每一份档案都加上了一把安全锁，只有授权的人员才能打开。在费用报销审计中，精准的权限管控可以确保审计工作的保密性和安全性。
多维检索和一站式预览功能，让档案的利用和管理变得更加方便。企业可以通过多种维度检索所需的档案信息，并在系统中进行一站式预览。同时，系统还支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据等功能，为企业的档案管理提供了全方位的支持。在费用报销审计时，多维检索和一站式预览功能可以帮助审计人员快速获取所需的报销信息，提高审计效率。
用户收益：降本增效，合规运营
使用合思档案，企业能够获得实实在在的收益。
自动化归档让企业告别了繁琐的重复性工作，档案利用变得便捷高效。高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，归档效率提升了90%。在费用报销审计中，自动化归档可以快速整理报销档案，为审计工作节省大量时间。
档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。这有助于企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。企业可以通过对档案数据的分析，发现费用报销中的潜在问题，及时进行调整和优化。
大幅降低成本是合思档案带给企业的又一重要收益。它不仅可以降低耗材成本、存储成本，还能减少人力成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本达338,910元。在费用报销审计方面，成本的降低可以让企业将更多的资源投入到核心业务中。
提升工作效率也是合思档案的一大优势。云海肴使用合思档案后，业财融合提升了80%，财务提效90%。在费用报销审计过程中，高效的工作流程可以让审计人员更快地完成审计任务，提高审计质量。
典型应用场景：全方位满足企业需求
合思档案在多个典型应用场景中都发挥着重要作用。
在企业内审场景中，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。高新兴科技集团通过合思档案满足了企业内审需求，确保了企业财务的合规性。在费用报销审计中，这些功能可以让审计人员快速获取所需的报销信息，进行全面的审计。
在报销场景中，合思档案实现了无纸化报销，减少了员工的报销流程，提升了报销效率。中文传媒员工报销效率提升了90%，让员工告别了繁琐的纸质报销流程，节省了时间和精力。在费用报销审计时，无纸化报销可以提供更清晰的报销记录，便于审计工作的开展。
在财务核算场景中，合思档案可以自动生成凭证，入账信息回写，提高了财务核算的准确性和效率。财务人员无需手动录入大量的凭证信息，减少了错误的发生。在费用报销审计中，准确的财务核算数据可以为审计工作提供可靠的依据。
在档案管理场景中，合思档案实现了档案的全生命周期管理，包括采集、制档、管理和利用，确保了档案的合规性和安全性。企业可以对档案进行全面的监控和管理，防止档案丢失和损坏。在费用报销审计中，完善的档案管理体系可以为审计工作提供完整的报销档案资料。
客户成功案例：实力见证价值
众多企业的成功案例，充分证明了合思档案的卓越价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在费用报销审计方面，这些成效可以让企业更加高效地完成审计工作，降低审计成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在费用报销审计中，节省的成本和提高的效率可以让企业更加专注于核心业务的发展。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。在费用报销审计中，高效的档案管理可以为审计工作提供有力的支持，确保审计结果的准确性。
帆书使用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。在费用报销审计中，节约的成本和缩短的结账时间可以让企业更加及时地发现和解决报销问题。
未来财务用合思，让有限更有效。合思档案已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在费用报销审计日益重要的今天，合思档案无疑是企业的最佳选择。如果你还在为财务档案管理和费用报销审计问题而烦恼，不妨立即行动起来。拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启财务数智化之旅。你还可以扫描二维码，了解合思档案，获取更多成功案例，让合思档案为你的企业发展保驾护航。现在，就可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越价值！
