在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业不得不直面这一变革带来的新难题。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的要求，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合的时代，企业不同角色也面临着各自的困境。企业高管常常为纸质档案管理成本过高且占地大而烦恼，同时档案数据难以分析利用，也让他们在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员则被海量的档案数据搞得焦头烂额，整理档案不仅耗费大量时间，手动匹配核对的工作更是枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，也常常被繁琐的流程所困扰，耗费大量时间在报销事务上。
此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的难题。保证档案的原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，只有这样，企业才能最终实现全面数字化。传统的纸质档案管理更是存在诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅不便、数据无法有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。在这样的大背景下，合思档案产品的出现，无疑为企业解决财务档案管理痛点提供了必要的解决方案。
全面解决方案：满足多元需求与场景
合思档案为企业提供了一套全面的解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足不同角色的需求和多种场景的应用。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配，确保企业的各类档案应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的数据宝藏守护者。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力的支持，助力企业实现数智化决策，真正做到降本增效，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，合思档案是他们的工作好帮手。它能大大提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，同时提高档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思档案也提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：优势显著革新管理模式
合思档案具有一系列强大的核心功能，相比传统的档案管理方式，优势十分显著。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成，同时预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持多种便捷的手动数据补录方式，确保企业的各类会计资料都能被有效采集。
智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
在档案管理上，合思档案提供了高度的灵活性和安全性。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，既满足国标档号规则格式，又支持企业制度自主排列、扩展。
合思档案的显著优势还体现在降本增效上。它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，保证100%的管理合规性。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，补足了企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益的最大化。
实际案例：彰显卓越成效与价值
合思档案在不同企业的应用场景中，都展现出了卓越的实际效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。简化了装订流程，减少了打印与邮寄的工作。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本大幅降低。
某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理导致财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落于各系统，数据未得到有效整理利用，检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案提供了数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效有统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用等环节都存在低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的发票管理服务提供商，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，获得了客户的高度认可。如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都对合思档案给予了积极评价。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多关于发票管理服务的信息。
合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您也想体验合思档案带来的优质发票管理服务，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化之旅。
