在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理正经历着深刻的变革。尤其是财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业面临着前所未有的挑战。数电票的管理有着特殊要求，比如必须经过验签、解析，要以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息等。这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的档案管理难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金，还占据大量存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要应对海量的档案数据，整理工作枯燥繁琐，需要手动逐一匹配核对确认，耗费大量时间和精力。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程复杂，浪费了大量时间。
此外，企业档案管理还存在诸多成本和风险问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用。同时，企业还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案可能因不可抗力而损坏等。
即使企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然无法解决纸质文件储存以及数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，这对企业财务档案管理的合规性和全面数字化实现产生了不利影响。
合思档案：一站式解决企业档案管理难题
合思档案应运而生，为企业提供了一套全面的解决方案。它不仅提供领先的单套制解决方案（标准方案），还搭配六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策走向数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。有了合思档案，企业高管在做决策时，能够获得更准确、更有价值的数据支持。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们摆脱繁琐工作的救星。它能够大幅提高工作效率，让他们告别重复的低价值工作。通过实现档案数据同源，方便进行监控和分析，让档案管理工作变得轻松简单，同时也提高了档案的利用效率。财务人员再也不用为大量的手工匹配和核对工作而烦恼。
对于外部审计工作，合思档案也提供了极大的便利。它可以实现档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放和回收。这样一来，财务人员就无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大节省了时间和精力。
合思档案核心功能：彰显专业独特优势
合思档案的智能采集功能堪称一绝。它通过外部生态的规则引擎、业务映射等方式实现数据采集，内部则通过EAI插件、API接口等进行采集。这种多源采集的方式，能够获取不同系统、不同格式的会计资料，包括PNG、OFD、JPG、PDF、XML等常见格式。有了智能采集功能，企业再也不用担心不同格式的电子票据系统数据无法整合的问题。
智能制档功能更是合思档案的一大亮点。它支持会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证。这一功能大大减少了人工匹配工作量，据统计可减少90%。同时，它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等特点。通过“元数据”级别的业务字段进行字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析。
合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案是按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设的，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性，检测结果还可查阅、可追溯。
在权限管理方面，合思档案精准细致。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限。同时，还具备水印权限管理，且范围可以自定义。这确保了企业电子票据系统数据的安全性和保密性。
合思档案应用案例：见证实际成效
年单据量2.6亿的企业，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了解决方案，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。最终取得了显著成效，实现了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，管理自动化程度提高，企业成本降低。例如，凭证总量达14W +，单据总量达50W +，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
共享中心统建的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。实施后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
多系统数据互联的企业，档案管理现状低效，存在诸多痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅等。通过实施该方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合规性管理达到100%。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等。以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
如果您的企业也面临着电子票据系统档案管理的难题，不妨选择合思档案。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思档案在多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便为各地企业提供服务。您可以拨打合思的电话400 – 105 – 6505进行咨询，也可以访问网站www.hosecloud.com了解更多产品信息。您还可以通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，获取合思档案的最新动态和相关服务。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越价值！
