在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。以高新兴科技集团为例，这家上市公司作为智慧城市物联网产品与服务提供商，展现出了强大的科技实力。每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。其员工数量达3000 + 人，国内服务网点170多个，信息化系统5个，年银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + 。如此庞大的业务数据量，使得财务档案管理成为了高新兴科技集团亟待解决的问题。而合思档案的出现，为其带来了全新的解决方案，有效解决了财务档案管理难题，同时也为会计文件共享提供了更高效的途径。
业务困局：高新兴档案管理痛点剖析
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成本之殇：传统管理模式下的高昂代价
高新兴科技集团在传统的档案管理模式下，面临着巨大的成本压力。报销、采购付款等业务流程，都需要大量的人工操作，包括打印、整理、装订及归档等环节。这不仅占用了库房人员的大量管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。每一次的档案借阅，都需要耗费大量的时间和精力，使得企业的运营效率受到了严重影响。在这种情况下，会计文件共享难以实现，信息的流通变得迟缓，进一步制约了企业的发展。 -
合规隐患：电子档案管理的潜在风险
电子源文件未合规保存，是高新兴科技集团档案管理中的一大隐患。随着会计电子档案管理法规的日益完善，企业对电子档案的合规性要求越来越高。然而，高新兴目前的档案归档规范由人工控制，缺少系统化的控制，存在着合规性隐患。一旦出现合规问题，企业将面临巨大的法律风险和经济损失。同时，由于缺乏有效的管理系统，会计文件共享也面临着安全和合规的挑战。 -
利用低效：信息查询的艰难困境
目前，高新兴科技集团在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时，难度较大。需要耗费大量的人力去查找和核对，而且不能实现跨系统调阅。这使得企业在需要获取相关信息时，往往需要花费大量的时间和精力，严重影响了工作效率。在这种情况下，会计文件共享的效率低下，无法满足企业快速决策的需求。
智慧方案：合思档案的精准破局之道
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低本对接：异构系统的无缝连接
合思档案为高新兴科技集团提供了低开发成本的解决方案。通过生成式接口，能够自动采集档案数据，对接各类异构系统，如NCC、U9、OA、CBS等。这种方式不仅降低了开发成本，还实现了不同系统之间的信息共享，为会计文件共享奠定了坚实的基础。通过这种无缝连接，企业可以更方便地获取和管理各类档案数据，提高了信息的流通效率。 -
自动制档：释放财务人员的宝贵精力
合思档案实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测，保障了证据链的完整，同时档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一功能极大地释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。同时，也提高了档案管理的准确性和效率，为会计文件共享提供了更可靠的保障。 -
全景共享：打破信息壁垒的数字化利用
合思档案搭建了档案全场景数字化利用平台，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。企业可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了会计文件的高效共享。这一平台的建立，使得企业在获取和利用档案信息时更加便捷、高效，提高了企业的决策效率和竞争力。
实施路径：合思方案的有序推进
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数据采集：系统对接的第一步
合思档案首先通过生成式接口与高新兴的NCC、U9、OA、CBS等系统进行对接，自动采集档案数据。这一步是整个方案实施的基础，通过准确、高效的数据采集，为后续的处理和分析提供了可靠的依据。在这个过程中，合思档案的技术团队充分发挥专业优势，确保了数据采集的准确性和完整性，为会计文件共享提供了丰富的数据资源。 -
凭证处理：匹配组装与规则配置
接着，对采集到的凭证数据进行自动匹配组装。利用业务检测保障证据链完整，并可视化配置档案关联规则。这一步骤确保了凭证数据的准确性和规范性，为档案的数字化管理提供了有力支持。通过科学合理的匹配组装和规则配置，会计文件共享更加有序、高效。 -
平台搭建：实现全场景数字化利用
最后，搭建档案全场景数字化利用平台，实现一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这一平台的搭建，标志着合思档案解决方案的全面落地。通过这个平台，高新兴科技集团实现了会计文件的高效共享，提高了档案管理的效率和质量。
显著成效：高新兴的蜕变与飞跃
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效率飙升：归档效率提升90%
高新兴科技集团在实施合思档案解决方案后，归档效率得到了显著提升，提升幅度达到了90%。这意味着企业在档案管理方面节省了大量的时间和精力，能够将更多的资源投入到核心业务中。会计文件共享的效率也随之大幅提高，信息的流通更加顺畅，为企业的发展提供了有力支持。 -
成本节约：年节约成本30万 +
合思档案的解决方案为高新兴科技集团带来了实实在在的经济效益。通过优化档案管理流程，降低了人工成本和库房成本，为企业年节约成本30万 + 。这不仅减轻了企业的经济负担，还提高了企业的盈利能力。同时，会计文件共享的高效实现，也进一步降低了企业的运营成本。
客户盛赞：合思档案获高度认可
高新兴相关负责人表示，合思档案的解决方案极大地提升了公司的档案管理效率，降低了成本，让企业在财务数智化道路上迈出了坚实的一步。通过合思档案，高新兴实现了会计文件的高效共享，为企业的决策提供了更准确、及时的信息支持。
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