在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块，产品更是在国家众多重点建设项目中得到广泛应用。2022年3月，动力源凭借其卓越的创新能力和专业实力，成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便拥有如此辉煌的成就，动力源在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。早在2011年，动力源就毅然开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。但事与愿违，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂繁琐，系统之间的壁垒高耸，实际成效与预期目标存在较大差距。电子凭证管理在这样复杂的系统环境下，也面临着诸多挑战。
转型痛点：电子凭证管理困境凸显
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多系统操作之殇
动力源在日常财务操作中，员工申请单需要在各个系统间频繁切换提交，报销数据也需财务人员手工录入系统。电子凭证管理更是依赖手工进行发票验真、查重，这导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得电子凭证管理效率低下，操作体验极差。 -
系统割裂之困
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个不同的系统中管理，各个系统之间无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，电子凭证管理的数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握准确的数据信息，难以对业务运营进行及时有效的操偏，电子凭证管理的及时性和准确性受到严重影响。 -
业务复杂之难
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，操作十分不便。在这种复杂的业务环境下，电子凭证管理的难度大幅增加，容易出现管理漏洞。 -
组织架构之繁
随着公司组织架构扩展到全国，各地区的管理程度不一致。总部和分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这一系列问题给电子凭证管理带来了极大的挑战，使得电子凭证的准确性和完整性难以保障。
合思方案：破解电子凭证管理难题
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系统集成打通数据壁垒
合思为动力源提供了全面的系统集成解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让电子凭证管理摆脱了多系统繁复操作的困扰。员工和财务人员可以在一个系统中获取所需的全部信息，大大提高了电子凭证管理的效率。 -
无需报销革新管理模式
合思的“无需报销”模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成并一键归档。这种模式极大地简化了电子凭证管理的流程，提高了管理的准确性和合规性。 -
强大连接提升管理效能
合思费控系统拥有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。电子凭证管理在这种高效的系统连接下，实现了数据的快速流转和共享，提升了管理的整体效能。
实施步骤：稳步推进电子凭证管理变革
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系统集成实现数据互通
合思与动力源展开了深度的财务数字化合作。在合作过程中，逐步将动力源的多个系统与合思费控进行集成。通过精心的规划和实施，确保各个系统之间的数据能够实现互通和共享。这为电子凭证管理提供了坚实的数据基础，使得电子凭证的生成、流转和存储更加顺畅。 -
员工培训确保系统使用
为了确保合思费控系统能够在动力源顺利使用，合思对动力源的员工进行了全面的培训。培训内容包括系统的操作流程和各项功能的使用方法。通过培训，员工能够熟练掌握系统的操作，更好地适应新的电子凭证管理模式，提高了工作效率和管理水平。
显著成果：电子凭证管理成效显著
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效率提升报销周期大减
应用合思财务数字化解决方案后，动力源的报销效率得到了极大提升。在应用前，员工报销周期普遍长达4周，而现在报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这一显著的变化得益于电子凭证管理的优化，减少了手工操作和繁琐的流程，使得报销流程更加顺畅快捷。 -
成本节约释放人力价值
财务人员的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持等。电子凭证管理的智能化和自动化为企业带来了实实在在的效益。 -
体验革新决策更加高效
多系统集成和数据互通使得电子凭证管理的操作体验得到全面革新。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。电子凭证管理为企业的管理决策提供了有力的支持。
高度评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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