在当今数字化浪潮汹涌的时代，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场疾风骤雨，让企业财务档案管理直面新的挑战。在这个关键时刻，企业的信息化建设亟待“恶补”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。会计文档自动化成为了企业在这场变革中脱颖而出的关键。
然而，在传统档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要大量的存储空间来存放，而且档案数据难以分析利用，如同深埋在地下的宝藏，无法发挥其应有的价值。财务人员则深陷于档案数据量大、整理耗费时间的泥沼中，手动逐一匹配核对的繁琐工作，让他们苦不堪言。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐、耗费时间，效率低下。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。好在国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。而电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，会计文档自动化则是实现这一目标的重要手段。
合思档案：一站式满足多元需求
合思档案以其卓越的解决方案，为企业提供了会计文档自动化的完美答案。它能够满足不同角色的需求，为企业的各个层面带来显著的价值提升。
对于CEO/高管来说，合思档案就像是一位睿智的财务顾问，能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，合思档案还能帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。会计文档自动化在这个过程中发挥着核心作用，让企业的财务决策更加科学、高效。
归档员/财务人员则能从合思档案中感受到前所未有的便捷。它提高了工作效率，让财务人员告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。会计文档自动化使得财务工作更加规范化、标准化，大大减轻了财务人员的工作负担。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。会计文档自动化让审计工作更加高效、准确，减少了人为因素的干扰。
合思档案不仅能满足不同角色的需求，还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。会计文档自动化在这些场景中得到了充分的体现，为企业的财务管理带来了全新的体验。
核心功能：铸就会计文档自动化优势
合思档案的核心功能与优势，是其在电子会计档案管理领域脱颖而出的关键。它通过一系列先进的技术和创新的理念，实现了会计文档自动化的高效运作。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，通过接口互联自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。会计文档自动化在智能采集功能中得到了充分的发挥，让企业能够快速、准确地获取所需的会计资料。
智能制档功能同样令人瞩目。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。会计文档自动化使得档案制档过程更加智能化、自动化，大大提高了工作效率。
专用格式版式文件功能也别具一格。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。会计文档自动化在专用格式版式文件功能中得到了进一步的体现，让企业的档案管理更加个性化、专业化。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案则为企业的档案管理提供了强有力的保障。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。会计文档自动化在检测方案中发挥着重要作用，确保企业的档案管理符合法规要求。
应用案例：见证会计文档自动化成效
合思档案的应用案例充分展示了其在不同企业中的实际应用效果，让我们看到了会计文档自动化为企业带来的巨大变革。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。会计文档自动化在这个案例中发挥了关键作用，让企业的财务管理实现了质的飞跃。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。会计文档自动化在这个案例中帮助企业解决了档案管理的难题，实现了高效、合规的管理。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查；还存在档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。会计文档自动化在这个案例中让企业的档案管理焕发出新的活力。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集方面业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储方面实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理方面财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用方面实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。会计文档自动化在这个案例中为企业的档案管理带来了全新的模式。
在数电票时代，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，合思档案都能助力企业解决电子会计档案管理问题。合思档案在北京、上海、杭州等多个城市都有专业的服务团队，为企业提供全方位的支持。联系电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码可供关注。
如果您的企业也想抓住数电票时代的机遇，解决电子会计档案管理难题，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用，亲身体验会计文档自动化带来的便捷与高效。让合思档案成为您企业财务管理的得力助手，开启数字化转型的新征程！
