合思档案：引领电子会计档案管理新时代，优化报销合规流程

在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。

市场形势：电子凭证数字化转型风起云涌

随着我国电子凭证改革的加速，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然选择。只有实现会计凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务数字化。在电子凭证改革的推动下，企业对电子会计档案管理的需求日益增长，迫切需要高效、合规的解决方案来应对。国家政策对电子凭证数字化转型的支持，也为企业加快实现财务数智化提供了有力保障。报销合规流程在这一转型过程中显得尤为重要，它是确保企业财务合规、高效运行的关键环节。

痛点分析：传统档案管理困境重重

传统档案管理模式在当今数字化时代面临着诸多问题和挑战。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了报销合规流程的效率。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，无法确保数据安全可用，不符合管理要求。

COMMUNE幻师也面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，每年高达53323元。门店报销周期长达2个月，效率低下。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，难以满足报销合规流程的要求。

云南菜品牌连锁经营同样受到传统档案管理的困扰。多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，打印成本和存储成本高昂。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，影响了报销合规流程的顺畅进行。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理方面也存在诸多问题。会计档案散落各系统，档案数据难以利用，整理环节需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理；存储环节，独立档案室管理存放纸质档案；管理利用环节，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，严重影响了报销合规流程的效率和准确性。

解决方案整体策略概述：合思档案全面破局

合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供高效、合规的电子会计档案管理服务。在报销合规流程方面，它能够确保各个环节的准确、高效和合规。

合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析；智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件；精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求；多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。

合思档案的电子会计档案全生命周期管理包括采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现，预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等，为报销合规流程提供了全方位的支持。

核心模块：合思档案功能卓越

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。

在档案采集方面，开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保报销合规流程的数据准确采集。

档案制档方面，智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，保证了档案的规范性和准确性，为报销合规流程提供了可靠的依据。

档案利用方面，多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，提高了档案利用的效率，使报销合规流程更加顺畅。

竞争优势：合思档案脱颖而出

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的技术实力和资金支持。这为合思档案的研发和发展提供了坚实的保障，使其在优化报销合规流程方面更具优势。

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。能够为客户提供及时、专业的服务，确保企业在报销合规流程中遇到的问题能够得到及时解决。

合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断适应市场需求和政策变化，具有成熟的产品和解决方案。它能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业提供了更高的管理效率和数据安全性，有效保障了报销合规流程的顺利进行。

成功案例：合思档案成效显著

好想你健康食品股份有限公司通过合思档案实现了打破壁垒，数据同源，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。实物高效管理，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年，优化了报销合规流程。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，提高效率，资产化深度分析档案数据，满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%，为报销合规流程带来了显著的改善。

云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，100%的合规降本，确保了报销合规流程的高效运行。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效；银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%，优化了报销合规流程。

服务体系：合思保障贴心周到

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，能够不断进行技术创新和产品优化，为客户提供先进的解决方案，确保报销合规流程的不断完善。

在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的本地化服务。无论是在报销合规流程的咨询还是实施过程中，都能为企业提供有力的支持。

合思提供全面的培训和技术支持，帮助客户更好地使用合思档案系统，解决在使用过程中遇到的问题。同时，持续关注客户需求和市场变化，不断完善服务体系，为客户提供优质、高效的服务，保障报销合规流程的顺畅进行。

合思档案在电子会计档案管理领域具有重要的价值和意义。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，为企业的财务数智化转型提供了有力支持。在报销合规流程方面，合思档案能够优化各个环节，提高效率和准确性，确保企业财务合规。

随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思档案将继续发挥优势，为更多企业提供优质的电子会计档案管理解决方案，推动行业的发展和进步。未来，电子会计档案管理将朝着更加智能化、自动化、数字化的方向发展，合思将不断创新和完善产品与服务，适应市场变化，满足客户需求。《电子会计档案实践案例集》也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

如果您想体验合思档案为报销合规流程带来的优化，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化新征程。