在数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正以前所未有的速度在我国各领域铺开。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业的财务管理和档案管理正面临着深刻的变革。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，早在2014年便已创立。多年来，合思凭借其专业的技术和敏锐的市场洞察力，为企事业单位提供了一系列卓越的财务数智化产品和服务。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润，实现了财务效益的显著提升。在电子凭证数字化转型的大背景下，合思适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了具有极高参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。
接下来，让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的真实案例，深入了解合思电子会计档案管理平台的强大功能和显著优势。
金牌橱柜：传统档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，一直致力于成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的称号。其业务规模庞大，在全球范围内拥有超4000家高端品牌专卖店，在海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业员工人数超过6000人。
然而，随着企业的不断发展壮大，传统的会计档案管理模式逐渐成为企业发展的掣肘。在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，数据难以整合和利用。工作人员需要逐一打印凭证、手工匹配单据、进行繁琐的组装、装订和上架操作，不仅工作效率低下，还容易出现错误。在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。而在存储环节，企业依靠独立的档案室来存放大量的纸质档案，这不仅占用了大量的物理空间，还增加了档案管理的成本和风险。
合思方案：精准破解档案管理难题
面对金牌橱柜所面临的业务痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的电子会计档案管理解决方案。
– 统一存储打破数据孤岛
合思的数据共享平台将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一存储、统一标准和统一管理。通过打破数据孤岛，企业可以将分散在各个系统中的会计档案数据集中起来，形成一个完整的、有序的档案数据库。这不仅方便了企业对档案数据的管理和维护，还提高了数据的安全性和可靠性。
– 完整业务证据链实现业财一体
合思的数据共享平台搭建了会计资料之间的紧密关系，形成了以业务为核心的完整证据链条。通过业财一体双向穿透，企业可以实现财务数据与业务数据的实时同步和相互验证。这使得企业的财务管理更加透明、精准，能够及时发现和解决业务中存在的问题，为企业的决策提供有力支持。
– 数据共享实现一站式查阅
合思的数据共享平台以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。企业员工可以通过该平台快速、准确地找到所需的档案信息，无需在各个系统和文件夹中逐一查找。这大大提高了档案查询的效率，节省了员工的时间和精力。
– 银行回单无纸化降本增效
合思的数据共享平台实现了海量银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单处理的效率和准确性。通过自动化的处理流程，企业可以及时获取银行回单信息，加快资金结算和账务处理的速度，为企业的资金管理提供了有力保障。
显著成果：见证合思方案卓越成效
合思为金牌橱柜提供的电子会计档案管理解决方案取得了显著的成效，充分证明了该方案的有效性和实用性。
– 效率提升：时间成本大幅降低
通过合思的数据共享平台，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和工作质量。同时，自动化的档案管理流程也减少了人为错误的发生，提高了档案管理的准确性和可靠性。
– 成本节约：节省企业运营开支
合思的数据共享平台帮助金牌橱柜实现了档案管理的降本增效。预估每年可为企业节省总体成本30万以上。这主要得益于无纸化管理带来的纸张、印刷、存储等成本的降低，以及工作效率提高带来的人力成本的节约。
– 合规保障：确保档案管理合法合规
合思的数据共享平台严格遵循国家相关法律法规和会计准则，确保了金牌橱柜的档案管理合规性达到100%。通过对档案数据的规范化管理和严格审核，企业可以有效避免因档案管理不规范而带来的法律风险和财务损失。
– 智能管理：实现档案数据高效利用
通过多系统数据互联，合思的数据共享平台实现了档案数据的智能化管理。企业可以对档案数据进行实时监控、分析和挖掘，从中发现潜在的业务机会和风险。这为企业的决策提供了更加科学、准确的依据，有助于企业实现可持续发展。
合思档案：引领财务数智化未来
合思电子会计档案管理平台具有诸多显著的优势和价值。它实现了自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作，大大提高了工作效率。同时，档案利用便捷高效，企业员工可以随时随地获取所需的档案信息。档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的财务管理提供了有力支持。
合思档案不仅助力企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，还让企业的资源得到了更有效的利用。在未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品和服务，为更多企业提供优质、高效的解决方案。
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