在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域正式推广全面数字化的电子发票；紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也开始启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。为了更好地推动行业发展，基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》，这一案例集具有极高的参考价值和借鉴意义，为众多企业在财务文件管理的数字化转型之路上提供了宝贵的指引。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。这样一家具有深厚历史底蕴和强大市场影响力的企业，在财务文件管理方面也曾面临着诸多挑战。
传统财务文件管理困境重重
在未使用合思档案之前，好想你健康食品股份有限公司的财务文件管理工作可谓困难重重。
-
归档难题耗时费力
财务归档工作是财务文件管理的重要环节，但在好想你，这一环节却成为了耗费大量时间和精力的难题。财务人员在归档时，需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要与相关的发票、回单和凭证进行一一核对，这个过程繁琐且容易出错。而且，由于人工操作的局限性，档案遗失的情况难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的合规风险。这种归档方式不仅效率低下，还严重影响了财务工作的准确性和可靠性。 -
查找缓慢效率低下
纸质档案在查找方面存在着严重的局限性。受限于时间和空间的限制，财务人员在查找纸质档案时，往往需要耗费大量的时间和精力。他们需要在堆积如山的档案中逐一寻找所需的文件，而且无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在急需某份档案时，可能需要花费数小时甚至数天的时间才能找到，这无疑会严重影响工作效率，延误重要决策的制定。 -
管理成本居高不下
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求巨大。公司需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要投入大量的人力进行档案的整理、保管和维护。随着公司业务的不断发展，档案数量也在不断增加，这进一步加剧了空间和人力的压力，导致管理成本居高不下。 -
合规风险如影随形
纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全方面存在着严重的不足。无法保证电子原文件的长期保存，可能会导致重要数据的丢失；无法确保数据的安全可用，也容易引发数据泄露等安全问题。这些问题都无法满足现代企业的管理要求，给企业带来了潜在的合规风险。
合思档案定制专属解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在财务文件管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
-
打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了传统财务文件管理中数据孤立的局面，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现数据的联查，大大提升了工作效率。这种数据同源的方式，不仅减少了人工操作的繁琐，还提高了数据的准确性和一致性，为财务工作的高效开展提供了有力支持。 -
自动组装档案审计便捷高效
在审计方面，合思档案采用了先进的技术，实现了档案的自动组装。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案数据，进行全面、准确的审计。这种审计方式不仅节省了时间和精力，还提高了审计的准确性和可靠性，为企业的合规经营提供了有力保障。 -
实物管理高效精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这种管理方式不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的丢失和损坏风险，实现了实物档案的高效管理。
合思档案带来显著收益
合思档案的应用为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益。
-
大幅减少人工耗时
通过合思档案的应用，好想你在财务文件管理方面减少了90%的人工耗时。原本繁琐的归档和查找工作变得简单快捷，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持等。这不仅提高了财务工作的效率，还提升了财务人员的工作满意度。 -
总部管理耗时锐减
在总部管理方面，合思档案的应用使得总部接收档案的管理耗时减少了80%。总部可以通过系统实时获取各部门的档案信息，进行统一的管理和监控。这不仅提高了总部的管理效率，还加强了总部对各部门的管控力度。 -
借阅管理高效优化
在借阅管理方面，合思档案的应用使得借阅管理的耗时减少了67%。借阅者可以通过系统快速提交借阅申请，管理人员可以通过系统快速审批和处理，大大提高了借阅管理的效率。同时，系统还可以对借阅情况进行实时监控，确保档案的安全和完整。 -
综合成本显著降低
通过减少人工耗时、优化管理流程等方式，合思档案预计为好想你健康食品股份有限公司每年减少综合成本20万元。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了企业的经济效益和竞争力。
合思档案引领财务文件管理新趋势
合思档案助力好想你健康食品股份有限公司实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标，让有限的资源发挥出了更大的效益。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案无疑是财务数智化的必行之路。它推动了我国电子凭证数字化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
未来，随着数字化技术的不断发展和应用，会有更多的企业选择合思档案，实现财务数智化转型，提升企业的竞争力。如果您的企业也想在财务文件管理方面实现突破，提升管理效率，降低管理成本，不妨立即联系合思。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，开启财务数智化之旅，还可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与高效。
