在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的落地。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统纸质档案管理却在这一时代背景下显得格格不入，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，其财务人员在归档时，往往需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，仍无法完全避免档案遗失的情况发生。而且，纸质档案受时间和空间的限制极大，查找一份档案常常需要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足企业在政策合规与审计方面的管理要求。
在这样的困境下，合思档案应运而生，为企业提供了一套行之有效的解决方案。
核心功能解锁档案管理新体验
合思档案犹如一把智慧钥匙，开启了电子会计档案管理的全新篇章，其功能蓝图涵盖多个关键方面，能有效解决传统纸质档案管理的痛点。
便捷调阅不打印，让企业告别繁琐的纸质打印流程。通过先进的技术手段，企业可以随时随地在线调阅档案，无需打印纸质文件，既节省了时间和成本，又提高了工作效率。混序归集免组装，打破了传统档案归集的顺序限制，实现了档案的自由归集和自动组装，大大减少了人工操作的工作量。
电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大核心亮点，它涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。在采集环节，智能采集功能通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够快速、准确地获取数据。无论是从外部获取的发票、单据，还是内部系统产生的财务数据，都能被高效采集。
档案制档环节实现了智能关联和自动组装。系统能够自动将相关的单据、发票和凭证进行关联，并按照一定的规则进行组装，同时进行四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）、业务检测和自定义版式文件，确保档案的质量和合规性。
在档案管理方面，合思档案具有精准权限管控和档案目录灵活扩展的特点。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的档案访问权限，确保档案数据的安全。档案目录可以根据企业的实际需求进行灵活扩展，方便企业对档案进行分类管理。此外，采用水印管理技术，档号符合国标要求，进一步提升了档案管理的规范性和安全性。
档案利用环节为企业提供了多维检索和一站式预览功能。企业可以通过多种条件进行档案检索，快速找到所需的档案。一站式预览功能让企业在一个界面上即可查看档案的详细信息，无需在多个系统之间切换。同时，支持在线借阅和异构系统联查，方便企业内部各部门之间的协同工作。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，让企业对实物档案的管理更加便捷和高效。通过这些功能，合思档案能够有效帮助企业在政策合规与审计方面提供有力支持。
多行业应用彰显卓越成效
合思档案凭借其强大的功能和优势，在不同行业都得到了广泛应用，并取得了显著的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司引入合思档案后，实现了降本增效的显著提升。使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅提高了企业的工作效率，还为企业节省了大量的成本，同时也确保了企业在政策合规与审计方面的要求得到满足。
在餐饮娱乐行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过合思档案，COMMUNE幻师实现了档案管理的数字化和智能化，不仅降低了企业的运营成本，还提高了员工的工作效率，为企业的可持续发展提供了有力保障。在政策合规与审计方面，数字化的档案管理也使得企业能够更加轻松地应对各种检查和审计。
云海肴作为餐饮行业的知名企业，通过合思落地财务数字化，取得了显著的成效。提高了总部和门店业财融合效率80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现了100%的合规降本。合思档案帮助云海肴实现了财务数据的集中管理和共享，提高了财务决策的科学性和准确性，同时也确保了企业在政策合规与审计方面的合规性。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。合思档案的应用让金牌橱柜家居科技股份有限公司的档案管理更加高效、准确，为企业的发展提供了有力的支持。在政策合规与审计方面，合规性达100%的档案管理让企业能够更加从容地面对各种挑战。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，电子凭证数字化转型已成为企业提升竞争力的必由之路。合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效益。合思档案能够帮助企业在政策合规与审计方面更加轻松地应对各种挑战，确保企业的经营活动符合相关政策法规的要求。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在拨打400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码，即可了解合思档案、了解更多成功案例，还能免费试用，开启企业档案管理的新时代！
