在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上留下了深刻的足迹。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。他们先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发报销系统。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。尤其是移动端报销流程，成为了企业财务数字化转型中的一块“绊脚石”。那么，合思是如何为动力源破解这一难题的呢？
转型痛点：移动端报销流程的重重困境
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多系统操作体验差合规难题凸显
在动力源的传统报销模式下，员工的申请单需要在各个系统之间来回切换提交，就像在迷宫中寻找出路一样繁琐。而财务人员则需要手工录入报销数据，发票的验真、查重也都依靠手工进行。这不仅导致假票、错票、重票的情况难以避免，而且差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间。在移动端报销流程中，这种多系统操作的弊端更加明显，员工和财务人员都深受其扰。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。在移动端报销流程中，信息的滞后性严重影响了报销的效率和决策的及时性。 -
业务复杂报销模式多样稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。在移动端报销流程中，这种复杂的业务和报销模式增加了操作的难度和出错的概率。 -
组织架构复杂流程难以统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。在移动端报销流程中，这种组织架构和流程的复杂性进一步加剧了报销的难度。
合思方案：精准击破移动端报销流程痛点
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系统集成：打通数据壁垒实现信息互通
合思在系统集成方面展现出了强大的实力。他们将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据流转的壁垒。在移动端报销流程中，员工和财务人员可以更加便捷地获取和使用相关信息，提高了报销的效率。 -
无需报销：提升员工体验确保消费合规
合思推出的无需报销解决方案，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。在移动端报销流程中，员工只需轻松操作，即可完成报销，大大简化了流程。 -
强大连接能力：加速业务处理与数据统计
合思的Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在移动端报销流程中，这种强大的连接能力使得信息传递更加迅速，审批更加及时。
实施步骤：有序推进移动端报销流程变革
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全面梳理分析确定核心方案
合思团队与动力源紧密合作，对其现有的系统和业务流程进行了全面梳理和分析。通过深入了解动力源的需求和痛点，确定了系统集成和无需报销等核心解决方案。在这个过程中，团队充分考虑了移动端报销流程的特点和需求，为后续的实施奠定了坚实的基础。 -
系统对接确保数据准确同步
在系统集成过程中，技术人员按照既定方案，将HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接。他们严格把控每一个环节，确保数据的准确同步和实时更新。在移动端报销流程中，数据的准确性和实时性是关键，合思团队通过精湛的技术确保了这一点。 -
员工培训保障方案顺利实施
针对无需报销的解决方案，合思对动力源的员工进行了培训。培训内容包括新的消费和报销流程、移动端操作方法等。通过培训，员工熟悉了新的流程，能够更加熟练地使用移动端进行报销。这为方案的顺利实施提供了有力保障。
显著成果：合思重塑移动端报销流程价值
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操作体验革新报销效率大幅提升
多系统集成后，数据实现了互通，移动端报销流程的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。在移动端，员工可以更加便捷地提交报销申请，查询报销进度，大大节省了时间和精力。 -
会计工作量缩减人员成本节约
合思的解决方案使得会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。在移动端报销流程中，员工可以在手机上轻松完成这些操作，提升了使用体验。同时，员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步减轻了员工的负担。 -
财务审批合规结算统一高效
财务人员无需再将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作。在移动端报销流程中，财务人员可以通过手机随时随地进行审批和结算，提高了工作效率和准确性。 -
全程管控助力企业决策升级
合思的解决方案实现了管理的事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地通过移动端查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源的成功转型，充分证明了合思在财务数字化转型领域的实力和专业。
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