在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，而且成本高昂，还容易出现归档难、查找慢、不合规等问题。例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，结构化数据提取困难，像海亮教育科技服务集团就面临着电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张的问题。此外，档案管理成本高，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐，如高新兴科技集团就深受其扰。档案利用效率低，查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅，这也是很多企业面临的困境。
面对这些痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供专业的数字归档服务，助力企业实现财务数智化转型。
合思数字归档服务全景
合思作为为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，构建了全方位的财务数智化服务体系。合思档案作为其中的重要组成部分，定位为企业提供一站式的数字归档服务，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。通过合思档案，企业可以实现财务数据的集中管理和高效利用，提升财务管理的整体水平。
数字归档核心亮点
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全生命周期智能管控
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，从智能采集到预归档服务，再到基础管理和档案服务，每个环节都具备强大的功能。在智能采集方面，合思档案利用外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现了档案的自动化采集。大文件自动切割、数电票自动化解析等功能，让档案采集更加高效。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，为企业提供了全面的档案管理解决方案。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，帮助企业更好地利用档案数据。 -
开放式采集与智能制档
合思档案的档案采集具备开放式接口互联、自主采集的特点，企业可以根据自身需求选择合适的采集方式。在制档方面，合思档案实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。通过智能关联，档案之间的关联关系更加清晰，方便企业进行查询和利用。自动组装功能则大大提高了制档效率，减少了人工操作的错误。 -
多维检索与便捷利用
合思档案在档案利用方面提供了多维检索、一站式预览的功能，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。企业可以通过多种方式对档案进行检索，快速找到所需的信息。一站式预览功能让企业可以在一个界面上查看档案的详细信息，提高了信息获取的效率。在线借阅功能方便了企业内部人员的档案借阅，而异构系统联查则打破了系统之间的壁垒，实现了数据的共享和流通。
数字归档服务收益
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自动化减负增效
合思档案的自动化归档功能告别了重复性工作，让企业员工从繁琐的档案整理和归档工作中解脱出来。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。企业可以实时掌握档案的状态和使用情况，及时发现问题并进行处理。 -
成本显著降低
使用合思档案可以显著降低企业的档案管理成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后年总节约成本可达338,910元。通过减少纸张的使用、降低库房人员管理成本等方式，企业可以实现成本的有效控制。 -
效率大幅提升
不同企业在使用合思档案后，档案整理匹配效率、报销效率等都有显著提升。如海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%，杭州西湖城市建设投资集团报销效率提升300%。通过提高工作效率，企业可以更快地响应市场变化，提升竞争力。 -
合规安全保障
合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。如中文天地出版传媒集团，通过使用合思档案，实现了合规经营，避免了因档案管理不合规而带来的风险。
数字归档典型场景
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日常财务报销新体验
在企业日常财务报销场景中，合思档案为员工带来了全新的体验。员工无需打印单据，通过合思档案系统实现自动化报销，提高了报销效率。云南菜品牌连锁经营企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。 -
审计效率大提升
在企业审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。好想你健康食品股份有限公司通过合思档案实现内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，减少了审计时间和成本。 -
档案存储管理新模式
在企业档案存储管理场景中，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司通过这种方式，提高了档案存储管理的效率和准确性。 -
数据共享一站式
在企业数据共享场景中，合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现数据共享，一站式查阅。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，实现了档案数据的高效共享，提高了企业内部的协同工作效率。
数字归档客户见证
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好想你：大幅降本提效
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过使用合思档案，好想你实现了财务档案管理的全面升级。 -
COMMUNE幻师：绿色节约增效
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。合思档案帮助COMMUNE幻师实现了绿色办公和高效运营。 -
云南菜连锁：全面无纸化管理
云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超30万元，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本。合思档案为云南菜连锁企业的发展提供了有力支持。 -
金牌橱柜：高效精准管理
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案帮助金牌橱柜实现了档案管理的高效精准。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想摆脱传统财务档案管理的困境，实现财务数智化转型，不妨选择合思数字归档服务。现在就拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可免费试用，开启企业财务新征程。
