在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，却如同横亘在企业面前的一道鸿沟，亟待解决。
企业在财务档案管理方面更是面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案的查找工作如同大海捞针，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理不仅对空间和人力提出了巨大要求，成本高昂，而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
面对这些难题，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业的技术和丰富的经验，推出了一系列信息化财务系统解决方案，为企业的财务数智化转型带来了曙光。
合思财务数智化方案全景
合思以其敏捷的财务收支管理平台为依托，致力于帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的信息化财务系统服务。
其中，合思推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，更是信息化财务系统中的一颗璀璨明珠。它如同一位智能的财务管家，为企业的财务档案管理提供了高效、便捷的解决方案。
合思档案功能亮点探秘
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期的智能化管理。其功能亮点主要体现在以下几个方面：
– 智能采集
合思档案通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现了开放式接口互联·自主采集。大文件自动切割·数电票自动化解析，让档案采集更加高效、准确。
– 预归档服务
集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，为档案的预归档提供了有力支持，确保档案在归档前的准确性和完整性。
– 基础管理
在档案存储、检索、借阅、销毁等基础管理方面，合思档案做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。用户可以根据自己的需求灵活设置权限，确保档案的安全和隐私。
– 档案服务
辅助审计、项目管理、统计分析等档案服务功能，为企业的财务管理提供了更深入的支持。多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案的利用更加便捷高效。
使用合思档案收益显著
企业使用合思档案能获得诸多实实在在的收益。自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来，提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。这些数据充分显示了合思档案在成本节约方面的显著优势。
合思档案典型应用场景
合思档案在不同的场景中都有着出色的表现，以下是两个典型的应用场景：
– 企业内审场景
在企业内审场景中，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。例如高新兴科技集团通过使用合思档案，实现了会计档案无纸化管理，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，为企业内审工作提供了有力支持。
– 财务报销场景
在财务报销场景中，合思档案让员工报销更加便捷。中文天地出版传媒通过合思档案实现了电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账等功能，员工报销效率提升了90%。
合思档案客户成功案例分享
众多企业使用合思档案后都取得了显著的成效，以下是两个典型的客户成功案例：
– 好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
– COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
这些成功案例充分证明了合思档案的强大功能和显著价值，也为更多企业提供了借鉴和参考。
在当前经济环境下，企业对信息化财务系统的需求日益迫切。合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的信息化财务系统解决方案，开启财务数智化转型之旅。您可以拨打联系电话：400 – 105 – 6505，访问网址：www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案、了解更多案例。现在，您还可以免费试用合思的信息化财务系统，亲身体验其带来的便捷与高效。
