合思档案：引领企业电子会计档案管理数字化转型

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在推进数字化进程时，借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理难题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存问题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

2025 年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟需加强。数电票管理的特殊性，使得企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，不同角色面临着不同的困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据未汇总整理、难以分析利用的问题；财务人员则被海量档案数据困扰，整理工作枯燥繁复，耗费大量时间，工作热情消磨殆尽；业务人员出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据留存再上交，浪费大量时间。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用，导致内部协作滞后；高合规风险如电子会计凭证文件管理不善、纸质档案因不可抗力损坏，造成财税管理低效。

合思档案的出现，正是为了解决这些行业痛点。它能自动识别发票，为企业提供专业、高效的电子会计档案管理解决方案。

全面方案满足多元需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，其中自动识别发票功能更是大大提高了匹配效率。

对于 CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过自动识别发票等功能，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为数字化转型决胜之战助力。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析。通过自动识别发票，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

面向外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。自动识别发票功能确保了审计资料的准确和完整。

核心功能凸显专业创新

合思档案具备诸多核心功能和优势，彰显其专业性和创新性。

智能采集功能方面，外部生态具备规则引擎、业务映射、版式文件、关联视图、入库核查、大文件切割识别、批量文件挂接、数据分拆、数据票验签、XBRL 封装等能力；内部有 EAI 插件、API 接口、采集平台、合思融合、人工补录、采集任务等方式。多渠道、多系统、多类型采集会计资料，自动识别发票功能在采集过程中发挥重要作用，确保发票信息准确采集。

智能制档方面，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装。自动识别发票后，能整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少 90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅，可追溯，自动识别发票功能确保了检测数据的准确性。

档案管理具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。自动识别发票功能在权限管理和目录扩展中，也能确保数据的准确和安全。

实际应用彰显显著价值

多个实际应用场景和案例，充分展示了合思档案的实际效果和价值。

年单据量 2.6 亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动识别发票，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量 14W +、单据总量 50W +等。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。自动识别发票功能确保了发票信息的准确和合规，管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。自动识别发票功能在数据集成、业务检测和跨系统调阅中发挥了重要作用。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。自动识别发票功能确保了采集和制档的准确性和高效性。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。众多客户如广东某高校、中交集团、好想味等都选择了合思档案，并且客户心声表明合思档案得到了客户的高度认可，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都对合思档案的使用效果给予了肯定。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序等沟通渠道，方便企业与合思取得联系，获取服务。合思档案具备计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点 100%成功验收，拥有强大的技术实力和安全保障，值得企业信赖。

如果您想体验合思档案的高效与便捷，不妨免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。