在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明我国电子凭证改革正驶入快车道，然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍待解决。
传统纸质档案管理模式在这场数字化变革中，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失的情况难以避免。此外，纸质档案查找效率低下，受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。如COMMUNE幻师，其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。更为重要的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。在数据合规审计的大背景下，这些问题无疑给企业带来了巨大的风险。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套专业的财务档案管理解决方案，助力企业在数据合规审计中顺利过关。
功能蓝图：构建档案管理智慧版图
合思档案的功能蓝图犹如一幅精心绘制的智慧版图，为企业财务档案管理勾勒出清晰的方向。它具备便捷调阅不打印的特性，让企业无需再为打印纸质档案而耗费大量资源；混序归集免组装的功能，大大提高了档案整理的效率。同时，合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案整合了外部生态和内部系统的优势。外部生态借助OCR识别、RPA技术等先进手段，能够快速、准确地识别各类票据信息；内部系统则通过EAI插件、API接口等方式，实现与企业现有系统的无缝对接，确保数据的及时采集。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的准确归档提供了有力保障。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案管理的规范化和标准化。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
档案全生命周期管理是合思档案的一大亮点，它实现了全流程的合规化、自动化、数字化。在档案采集环节，通过开放式接口互联，企业可以自主采集各类档案数据，大文件自动切割和数电票自动化解析功能，进一步提高了采集效率。在数据合规审计过程中，这样的全生命周期管理模式能够确保档案数据的完整性和准确性，为审计工作提供坚实的基础。
核心优势：自动化与成本节约的双重利器
合思档案的核心功能与优势，如同两把利器，为企业在财务档案管理中披荆斩棘。自动化归档功能让企业告别了重复性的手工工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，实现透明流转，便于企业进行监控和分析，在数据合规审计中能够快速提供准确的数据支持。
成本节约是合思档案的另一大显著优势。以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本高达338,910元。
在档案制档方面，合思档案实现了智能关联和自动组装，能够进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的质量和规范性。档案管理具备精准权限管控和档案目录灵活扩展的功能，水印管理和档号符合国标要求，进一步保障了档案的安全性和合规性。在数据合规审计中，这些优势能够有效降低企业的审计风险，提高审计效率。
应用案例：多行业验证的成功典范
合思档案在多个行业的成功应用案例，充分展示了其在实际场景中的强大效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司引入合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。在数据合规审计中，合思档案帮助企业快速、准确地提供所需档案数据，确保了审计工作的顺利进行。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在数据合规审计方面，系统的自动化管理和准确的数据记录，为审计提供了有力的支持。
软件与信息技术服务行业的高新兴科技集团，通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万+。在数据合规审计中，无纸化管理模式使得档案数据的查找和验证更加便捷，提高了审计效率。
国企领域的中文天地出版传媒，使用合思档案后，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。在数据合规审计中，高效的档案管理和准确的数据记录，为企业的合规经营提供了保障。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为客户提供全方位的财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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