在数电票时代的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。国家明确规划，到2025年要完成数电票的全覆盖。这意味着企业的财务档案管理需直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票要求经过验签、解析后，以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。这一切都表明，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的当下，企业不同角色都面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高而烦恼，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的储存空间，而且档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则深陷档案数据量大的困境，整理档案不仅耗费大量时间，而且工作枯燥繁复，让他们难以将精力投入到更有价值的财务分析工作中。业务人员也深受报销纸质票据流程繁琐之苦，耗费了大量的时间和精力。
企业纸质档案管理还存在着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时，档案室和档案柜等存储空间的需求也让企业不堪重负。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能得到有效利用。更为严重的是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，给企业带来潜在的损失。
不过，国家政策为企业电子会计档案管理带来了利好。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题，要实现企业全面数字化，还需保证档案的原生性。此时，合思档案产品的出现，正是解决行业痛点的及时雨，对于企业实现智能财务数字化具有重要意义。
合思档案：全方位满足多元档案管理需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO和高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它能够沉淀企业的数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业决策实现数智化，帮助企业在智能财务数字化的道路上迈出坚实的步伐。同时，它还能实现降本增效，推动企业实现绿色低碳运营。
归档员和财务人员使用合思档案后，工作效率将得到极大提升。他们可以告别重复低价值的工作，实现档案数据同源、全流程透明流转。这样一来，便于对档案进行监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，从而更专注于智能财务数字化的深入推进。
对于外部审计工作，合思档案也提供了极大的便利。它能实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放和回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，为企业智能财务数字化提供了有力保障。
核心功能优势：铸就档案管理卓越表现
合思档案的多源采集功能强大而灵活。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。而且，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式。比如，单张PDF大文件多张回单或发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为智能财务数字化提供了丰富的数据来源。
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析，进一步推动智能财务数字化的进程。
合思档案的专用格式版式文件具有独特优势。它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案的可扩展性更强，为智能财务数字化提供了更灵活的支持。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为合思档案的可靠性提供了保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保了智能财务数字化的准确性和合规性。
应用案例：见证合思档案卓越成效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本大幅降低，在智能财务数字化方面取得了显著进展。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地。它力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业智能财务数字化转型提供了有力支持。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理效率低且存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效推动了企业智能财务数字化进程。
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的智能财务数字化树立了榜样。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和显著的成效，能够助力企业实现财务档案管理的合规化、自动化、数字化，是企业实现智能财务数字化的得力伙伴。
合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，获得了客户的高度认可。例如，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业若想抓住数电票时代的机遇，实现财务档案管理的数字化转型和降本增效，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，开启财务档案管理的新征程，拥抱智能财务数字化的未来。
