在当今数字化浪潮席卷的时代，企业报销管理正面临着前所未有的变革。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧随其后，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业报销管理带来了新的解决方案。
全生命周期管理：合思档案的一站式解决方案
合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节，为企业报销管理提供了一站式的解决方案。
在采集环节，合思档案采用智能采集方式，整合了外部生态和内部系统。外部生态利用 OCR 识别、RPA 技术等先进手段，能够快速准确地识别各类电子凭证；内部系统则通过 EAI 插件、API 接口等实现无缝对接，确保企业内部产生的各类凭证能够及时、准确地采集。
预归档服务方面，合思档案提供集成服务、规则引擎、元数据服务等功能。集成服务能够将不同来源的凭证进行整合，规则引擎可以根据企业的报销政策和财务规定对凭证进行自动审核，元数据服务则为凭证提供详细的描述和分类，方便后续的管理和查询。
基础管理环节，合思档案涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等一系列功能。档案存储采用安全可靠的方式，确保凭证数据的完整性和安全性；检索功能支持多维检索，用户可以根据凭证的日期、类型、金额等多种条件进行快速查找；借阅管理则提供了严格的权限管控，确保凭证数据的安全性和保密性；销毁功能则严格按照国家相关规定进行操作，确保凭证数据的合规处理。
档案服务方面，合思档案提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能。辅助审计功能能够帮助企业快速准确地完成审计工作，项目管理功能可以对企业的各类项目进行跟踪和管理，统计分析功能则可以为企业提供详细的报销数据统计和分析报告，帮助企业更好地了解报销情况，优化报销政策。
在业务层，合思档案覆盖了企业内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等。核算系统方面，包括财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则提供了辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，满足企业不同的报销管理需求。
核心功能优势：合规高效降本的不二之选
合思档案具有全流程合规化、自动化、数字化的特点，为企业报销管理带来了诸多核心功能优势。
档案采集方面，合思档案具有开放式接口互联和自主采集功能，能够与企业现有的各类系统进行无缝对接，实现数据的自动采集。大文件自动切割功能可以将大型电子凭证文件进行自动分割，方便存储和管理；数电票自动化解析功能则可以快速准确地解析数电票信息，提高报销效率。
档案制档环节，合思档案能够实现智能关联和自动组装，将相关的凭证和单据进行自动关联和组装，形成完整的会计档案。四性检测、业务检测和自定义版式文件功能则可以确保档案的合规性和规范性，满足企业不同的管理需求。
档案管理方面，合思档案提供精准权限管控和档案目录灵活扩展功能，确保不同用户只能访问和操作其权限范围内的档案数据。水印管理和档号符合国标要求，进一步提高了档案的安全性和规范性。
档案利用方面，合思档案支持多维检索和一站式预览，用户可以根据不同的条件快速查找和预览档案数据。在线借阅和异构系统联查功能则方便了用户在不同系统之间进行数据查询和调用，提高了工作效率。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则可以帮助企业更好地管理实物档案，确保档案数据的准确性和完整性。
自动化归档功能让企业告别了重复性的手工工作，提高了报销效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年处理 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本达 338,910 元。
广泛应用案例：不同行业的成功实践
合思档案在不同行业都有广泛的应用案例，体现了其广泛适用性和实际效果。
好想你健康食品股份有限公司在企业报销管理中存在归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。使用合思档案后，打破了信息壁垒，实现了数据同源，一键联查功能大大提升了工作效率。自动组装功能让审计工作更加便捷，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物档案的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。方案实施后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。
COMMUNE 幻师面临着成本高、效率低、合规难等问题。通过上线合思档案电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了 50%的人力成本，提高了工作效率。资产化管理深度分析档案数据，满足了内审需求。方案实施后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理的整理、保管、存储和管理利用等环节存在痛点。合思档案为其提供了统一存储解决方案，打破了数据孤岛，整合了四证。搭建的业务证据链实现了业财一体双向穿透，数据共享和一站式查阅功能提高了工作效率。银行回单无纸化助力企业降本增效。方案实施后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达到 100%。
高新兴科技集团档案管理成本高、存在隐患且利用效率低。合思档案对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。自动制档功能释放了财务人员的精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案全场景数字化利用打破了系统壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。方案实施后，归档效率提升了 90%，为企业年节约成本 30 万 + 。
抓住转型机遇：选择合思档案开启新征程
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业报销管理面临着新的挑战和机遇。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现企业报销管理的降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。您可以拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址 www.hosecloud.com 了解更多信息。扫描二维码还可了解合思档案，查看更多成功案例。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其为企业报销管理带来的变革。
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