在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即使是这样实力强劲的企业，在财务数字化转型的道路上也遇到了诸多难题。合思为其提供的财务数字化解决方案，犹如一场及时雨，帮助动力源解决了痛点，显著提升了效率。其中，数字化会计档案管理在整个解决方案中发挥了重要作用。
动力源：业务背景下的转型困境
动力源自2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。企业先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。本以为这些系统能带来高效的财务管理，但现实却不尽如人意。
一方面，系统操作体验差且合规难度大。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，不仅耗费时间，还容易出错。财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，严重影响了工作效率，数字化会计档案管理也难以有效开展。
另一方面，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题突出。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐，不同类型费用支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度，对数字化会计档案管理提出了更高的要求。
合思方案：重塑财务数字化格局
面对动力源的诸多难题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，在数字化会计档案管理方面也有独特的设计。
首先是系统集成。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让企业告别了多系统繁复操作的困扰。通过系统集成，数字化会计档案管理的数据源更加集中和准确，为后续的管理工作奠定了坚实基础。
其次是无需报销模式的引入。这一模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅提高了报销效率，还让财务工作更加规范和高效，也有利于数字化会计档案的自动化生成和管理。
此外，合思系统连接能力强。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，使得数字化会计档案管理能够跟上业务发展的步伐。
专业实施：见证项目里程碑
合思团队与动力源紧密合作，共同推进项目的实施。整个过程历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在这个过程中，双方共同克服了项目中遇到的重重困难，见证了项目的每一个里程碑进度。
在双方高层领导的重视下和项目组成员的共同努力下，合思费控系统于2021年成功上线。这一系统为动力源提供了稳定、高效的财务数字化解决方案，也为数字化会计档案管理提供了有力的支持。合思的专业服务不仅体现在技术层面，还体现在对项目的全程把控和对客户需求的深入理解上。
显著成果：效率与效益双提升
动力源在使用合思解决方案后，取得了显著的成果和效益，数字化会计档案管理也得到了极大的改善。
在操作体验方面，多系统集成使得数据互通，员工报销周期从原本较长的时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松。同时，数字化会计档案管理的流程更加顺畅，数据更加准确。
在财务工作方面，财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。数字化会计档案管理也更加智能化，减少了人为错误的发生。
在企业管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。数字化会计档案管理为企业的决策提供了更加可靠的数据支持。
高度评价：合作开启新未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思解决方案给予了高度评价。他表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和对未来合作的期待，也从侧面反映了合思在数字化会计档案管理等方面的能力和优势。
行动号召：开启财务数字化之旅
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。在数字化会计档案管理方面，合思也有着丰富的经验和成熟的技术，能够为您的企业提供全方位的支持。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
