合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今企业的运营管理中，财务档案管理是一项至关重要却又充满挑战的工作。企业高管们常常感叹，纸质档案管理不仅成本高昂，耗费大量的资金用于纸张、存储设备等，而且占据了大量的物理空间，使得办公场所愈发拥挤。同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，犹如散落在各处的珍珠，难以串连起来进行分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员也有一肚子苦水。面对海量的档案数据，整理工作就像一场漫长而枯燥的马拉松。他们需要手动逐一匹配、核对确认每一份档案，繁琐的流程让他们的工作热情逐渐消磨殆尽，宝贵的时间和精力都浪费在了这些重复性的劳动上。

业务人员同样深受其扰。出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交过程繁琐且耗时。从收集票据到整理粘贴，再到上交审核，每一个环节都需要投入大量的时间和精力，严重影响了工作效率。

除此之外，纸质档案还存在着诸多潜在风险。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，而档案室、档案柜等存储空间的需求也不断增加企业的运营成本。高隐形成本同样不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更令人担忧的是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，如火灾、水灾等，纸质档案很可能遭受损坏，给企业带来不可挽回的损失。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了全新的解决方案。

合思档案产品揭秘

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一颗璀璨明珠。这家创立于2014年的科技公司，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

它的功能覆盖范围十分广泛，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等多个功能模块。致力于为企业提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的电子会计档案管理服务，实现了从业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理到档案利用的全流程闭环管理，让企业的财务档案管理更加高效、便捷。

使命愿景照亮前行之路

合思档案肩负着重大的使命和愿景。其使命是助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

愿景则是让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。通过帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，补足企业信息化建设空白，拉通业财财税档全链路，真正利用档案数据，实现数据价值，最终实现企业效益最大化。

功能模块全景展示

• 大数据解决方案：释放数据潜能
  大数据解决方案是合思档案的一大亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够在海量数据中实现秒级查询。深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，极大地提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。企业在进行数据化发票审计时，能够快速准确地找到所需的发票数据，为审计工作提供有力支持。

• 档案扩展解决方案：灵活应对多元需求
  档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。涵盖了档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等全生命周期管理。在数据化发票审计过程中，可以根据不同的审计需求，灵活调整档案管理范围，确保审计工作的全面性和准确性。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。并自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在数据化发票审计中，能够确保发票数据与其他相关业务数据的关联性和完整性，为审计结果的可靠性提供保障。

• 共享调阅解决方案：满足精细查询需求
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。在数据化发票审计时，审计人员可以根据不同的审计要求，快速定位到所需的发票数据，提高审计效率。

功能亮点与创新魅力

• 智能制档：告别繁琐人工操作
  在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能减少了90%的人工匹配工作量，还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。在数据化发票审计中，智能制档功能能够快速准确地将发票数据与相关业务数据进行关联，提高审计的准确性和效率。

• 专用格式版式文件：降低存储成本
  专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化。降低了企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。在数据化发票审计中，这种灵活的文件存储和管理方式，能够方便审计人员快速获取和查看发票数据。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：确保数据质量
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。在数据化发票审计中，双模式检测方案能够有效确保发票数据的质量，为审计结果的准确性提供有力保障。

• 多源采集：灵活获取数据
  多源采集支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集，自主补录，单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。在数据化发票审计中，多源采集功能能够确保审计人员获取到全面、准确的发票数据。

优势凸显脱颖而出

与其他产品相比，合思档案具有显著的优势。首先是显著的降本增效，能节约纸张成本达70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，确保管理合规性100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印。在数据化发票审计中，这些优势能够大大降低审计成本，提高审计效率。

其次，合思档案具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。在数据化发票审计中，能够确保审计数据的全面性和准确性。

再者，合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理，满足国家相关政策对于电子会计档案管理的要求，拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在数据化发票审计中，能够确保审计工作符合国家相关政策法规的要求。

最后，在档案应用方面，电子与实物档案高度融合，实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。在数据化发票审计中，这种多维检索和穿透联查的功能，能够帮助审计人员全面深入地了解发票业务的全貌。

目标用户与应用场景

合思档案拥有广泛的目标用户群体，不同用户在不同场景下都能充分发挥其优势。

CEO/高管可通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在进行数据化发票审计时，高管们可以通过合思档案快速获取准确的发票数据，为企业决策提供有力支持。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在数据化发票审计中，归档员和财务人员可以更加高效地整理和提供发票数据，配合审计工作的开展。

外部审计人员使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在数据化发票审计中，外部审计人员可以通过合思档案快速准确地获取所需的发票数据，提高审计效率和质量。

在企业的日常财务工作场景中，合思档案可实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，满足企业不同阶段的档案管理需求。在数据化发票审计中，合思档案能够为审计工作提供全面、准确的发票数据支持，确保审计工作的顺利进行。

成功案例见证实力

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分证明了合思档案在提升企业运营效率方面的强大能力。在数据化发票审计中，海亮教育能够更加高效地管理和提供发票数据，为审计工作提供有力支持。

徐福记合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，其多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。在数据化发票审计中，徐福记能够通过合思档案快速准确地获取各地门店的发票数据，确保审计工作的全面性和准确性。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。在数据化发票审计中，中交水规院能够更加高效地管理和提供发票数据，为审计工作提供便利。

金牌橱柜与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。在数据化发票审计中，金牌橱柜能够通过合思档案快速准确地获取发票数据，为审计工作提供有力支持。

综上所述，合思档案能切实帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型。如果您也想体验合思档案带来的高效财务档案管理，不妨现在就免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章！