自动化财务工具合思档案：解锁企业财务档案管理新境界

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业不得不直面财务档案管理的全新变革。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都迫切需要企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管们头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地巨大，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，白白浪费了大量时间。

企业在财务档案管理上还存在着诸多成本和风险。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间的需求也十分庞大。隐形成本同样不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更为严重的是，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案就可能损坏。

尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在。同时，数据存储依赖线下载体，只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业的全面数字化。

合思档案：定制化解决方案破难题

面对企业在财务档案管理方面的种种痛点，合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。在提升财务服务效率的同时，打响数字化转型的决胜之战，实现降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的神器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

合思档案功能概览：多维度打造高效管理

合思档案作为一款强大的自动化财务工具，在多个方面展现出卓越的功能。
– 多源采集
灵活集成数据：基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。
– 智能制档
关联匹配数据：会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
– 档案管理
灵活权限配置：支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
– 档案应用
便捷查询追溯：支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

合思档案核心亮点：凸显卓越优势

合思档案作为一款优秀的自动化财务工具，具备诸多核心亮点。
– 大数据处理能力
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
– 合规性保障
按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测 + 业务检测”的双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
– 灵活扩展性
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
– 共享调阅解决方案
满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

合思档案价值体现：助力企业腾飞

合思档案为企业带来了显著的价值。
– 降本增效
显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。
– 拉通全链路
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
– 激活数据价值
让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。
– 提升管理能效
资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型使用场景：广泛应用显实力

合思档案在多个场景下都有着出色的应用。
– 企业档案管理
可实现电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用。如多维检索满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查，支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口，可视化盘点档案数据，档案借阅服务让借阅过程透明化等。
– 档案移交、鉴定、销毁
全流程线上化管控。电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。
– 实物管理
电子&实物档案高度关联，查询电子档案即可定位实物档案位置。通过静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能，实现线下实物管理的高效化。
– 数电票管理
提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案成功案例：用数据说话

众多企业已经通过合思档案解决了财务档案管理的难题。
– 某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次等。
– 某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年等。
– 某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。如装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143,773元/年减少到22,835元/年等。
– 某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的单套制管理方案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先之选

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。合思拥有多项技术和认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，具备强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。

合思档案作为一款卓越的自动化财务工具，能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续为企业提供优质的解决方案和服务。

如果您也想体验高效、便捷、合规的档案管理服务，不妨选择合思档案。现在拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，关注微信公众号和小程序，即可了解更多信息，还能免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章！