在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正经历着深刻的变革。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的行业翘楚，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。其业务版图遍布全球，拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数超6000人。庞大的业务规模带来了海量的财务数据，年记账凭证量达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。如此庞大的数据量，使得传统的财务档案管理方式显得捉襟见肘，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。为了提升财务档案管理的效率和质量，金牌橱柜选择与合思携手，共同探索数字化转型之路。
财务迷宫：金牌橱柜档案管理痛点剖析
在传统的财务档案管理模式下，金牌橱柜面临着诸多挑战。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统中。档案数据难以有效利用，会计人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。
保管环节同样繁琐，财务档案需要临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。这期间，需要进行多次的搬运和整理，增加了档案损坏和丢失的风险。
存储环节，独立档案室虽然为档案提供了专门的存放空间，但随着业务的不断发展，纸质档案的数量越来越多，存储空间变得越来越紧张。而且，纸质档案的存储需要耗费大量的成本，包括场地租赁、设备购置等。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的方式效率低下。每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，不仅耗时费力，还容易出现遗漏。数据合规审计在这样的管理模式下也变得困难重重，难以保证审计的准确性和及时性。
合思妙方：解锁财务档案管理新密码
合思针对金牌橱柜的痛点，提供了一套全面的解决方案。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。就像将分散的珍珠串成一条美丽的项链，让财务数据变得更加有序和易于管理。通过统一存储，数据合规审计可以更加高效地进行，审计人员可以快速找到所需的数据，提高审计的准确性和效率。
– 业务证据链完整：搭建业财桥梁
合思搭建了会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这就好比为企业的财务和业务之间搭建了一座桥梁，让两者之间的信息能够畅通无阻地流动。在数据合规审计中，完整的业务证据链可以为审计提供有力的支持，确保审计结果的可靠性。
– 数据共享：一站式查阅体验
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。审计人员可以像在图书馆中查找书籍一样，快速准确地找到所需的财务档案，大大提高了查阅的效率。这种便捷的查阅方式也为数据合规审计提供了便利，减少了审计的时间和成本。
– 银行回单无纸化：降本增效利器
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了数据的准确性和及时性。在数据合规审计中，无纸化的银行回单可以更加方便地进行审核和追溯，提高审计的质量和效率。
方案落地：合思助力金牌橱柜转型之路
合思凭借其先进的电子会计档案管理平台和专业的技术团队，按照既定的解决方案为金牌橱柜进行系统对接、数据整合和流程优化等工作。在实施过程中，合思的团队深入了解金牌橱柜的业务需求，制定了详细的实施计划。他们与金牌橱柜的财务团队密切合作，确保系统的顺利上线和数据的准确迁移。通过系统对接，合思将金牌橱柜各个系统中的财务数据进行整合，实现了数据的集中管理。在数据整合过程中，合思对数据进行了清洗和校验，确保数据的准确性和完整性。同时，合思还对金牌橱柜的财务流程进行了优化，去除了繁琐的手工操作环节，提高了工作效率。在数据合规审计方面，合思的系统提供了全面的审计功能，能够对财务数据进行实时监控和审计，确保数据的合规性。
合作硕果：金牌橱柜财务档案管理焕新颜
经过与合思的合作，金牌橱柜在财务档案管理方面取得了显著的成果。
档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔可观的费用节省。同时，档案合规性达到100%，这为企业的数据合规审计提供了有力的保障，降低了企业的合规风险。在数据合规审计过程中，审计人员可以更加轻松地获取准确的财务数据，审计工作变得更加高效和准确。
金牌盛赞：合思服务获高度认可
金牌橱柜通过与合思的合作，在财务档案管理方面实现了显著的提升。合思的解决方案极大地提高了工作效率，降低了成本，保障了档案合规性。金牌橱柜对合思的服务和解决方案非常满意，认为合思是一家值得信赖的合作伙伴。合思的专业团队在项目实施过程中，始终保持着高度的责任感和敬业精神，为金牌橱柜提供了优质的服务。在数据合规审计方面，合思的系统为金牌橱柜提供了有力的支持，确保了企业的财务数据合规。
在当前经济环境下，越来越多的企业面临着财务档案管理的难题。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思实现降本增效、合规经营和低碳运营。若您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思，让有限更有效。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，还可以免费试用我们的产品，体验合思为您带来的财务档案管理新变革。
