在数字阅读领域，有一家知名头部品牌企业，一直走在行业前沿。然而，随着企业的不断发展，在财务管理方面却面临着诸多挑战，财务数字化转型成为了其迫切需求。该企业在财务管理上存在着数据分散、处理单据量大、成本高以及档案管理难等问题。而合思为其量身定制的自动报销系统，以无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成了业财平台建设，为其财务管理带来了全新的变革。
客户业务背景：数据迷宫中的财务管理困境
这家知名数字阅读品牌业务广泛，数据分散在内部多个系统之中。业务流程如同被打断的链条，各个环节之间缺乏有效的衔接，数据整合工作犹如在迷宫中寻找出口，难度极大。这直接导致费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生，企业的资金使用效率受到了严重影响。
每个财务月，企业财务人员均需处理500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效低下。这种重复性的劳动不仅耗费了大量的时间和精力，还使得财务人员无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
全业务数据均需打印成本，使用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作。这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还使得企业在纸张采购、存储等方面增加了额外的成本。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务人员借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，效率极低，无法适应企业快速扩张的需求。
合思解决方案：自动报销系统打造业财新生态
合思为该客户提供的自动报销系统，以无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案为核心，助力企业完成了业财平台建设。这一方案不仅确保了财务准确性，为企业的审计通过和符合上市要求提供了有力保障，还大大提升了财务及时性。结账时间从原来的T + 15，提升到了T + 7，年底预计可达到T + 5，让企业能够更及时地掌握财务状况，做出科学的决策。
实施过程：自动报销系统的全面打通与智能化管理
合思助力企业打通多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理。员工在使用自动报销系统时，可便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。这一系列的“无需”操作，让员工从繁琐的报销流程中解放出来，提高了工作效率，也提升了员工的满意度。
合思商城在自动报销系统中发挥了重要作用。它实现了同屏比价，让企业在采购时能够选择最优的价格和服务。同时，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化等功能，进一步简化了财务流程，降低了人工错误的风险。
合思档案同样是自动报销系统的一大亮点。它实现了多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。这使得档案管理更加高效、准确，员工可以通过系统快速查找所需的档案信息，大大提高了档案的利用效率。
取得的成果与效益：自动报销系统带来的全方位提升
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增效：实时掌控与高效管理
在使用自动报销系统后，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间进行单点沟通。同时，系统提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，企业能够快速找到所需的实物档案，进一步提升了查找效率。 -
降本：节约成本与优化预算
自动报销系统减少了差旅超标情况，有效改善并提升了预算超额情况。企业减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，同时减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。此外，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本，为企业带来了实实在在的经济效益。 -
合规：保障合规与规避风险
自动报销系统中的发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，企业能够有效管理员工借款与核销。同时，系统保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。 -
先进：全面数字化转型与双碳目标践行
自动报销系统灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，让费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。同时，系统紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材的使用。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业在财务管理领域走在了行业前列。
结尾：携手合思开启财务数字化转型之旅
该企业引入合思的自动报销系统后，显著降低了差旅成本和档案管理成本。客户表示，未来将进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，这充分说明客户对合思方案的高度认可。
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供全方位的财务数智化服务。其敏捷的财务收支管理平台，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等多种强大功能，能有效简化企业报销流程，提高财务管理效率。同时，合思还提供免费试用、灵活定价模式等，为企业提供无忧体验和多样化选择。
