在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上有着独特的探索与实践。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借在电力、电子及信息化技术领域的研发和技术优势，成为了中国铁塔、中国移动、中国联通、中国电信、阿里巴巴、百度、腾讯等国际知名企业的设备主流供应商。公司的产品广泛应用于国家体育场、国家奥林匹克体育中心、上海世博园、港珠澳大桥、大兴国际机场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。该公司拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心，使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。然而，如此庞大的企业架构和多元的业务体系，也让动力源在财务数字化转型过程中面临着诸多挑战，发票追踪管理便是其中的关键痛点之一。
转型迷途：动力源财务数字化困境
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。虽然在一定程度上实现了部分操作流程的线上化，但整体效果却不尽如人意。
多系统操作体验差、手工录入合规难的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作流程让工作效率大打折扣。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能通过手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量的时间，使得财务人员无法将更多精力投入到更有价值的工作中。在发票追踪管理方面，由于手工操作的局限性，很难实现对发票的有效追踪和管理。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时进行调整。在发票追踪管理上，数据的分散和滞后导致无法及时了解发票的状态和流向。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，也给财务工作带来了巨大挑战。公司主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式增加了发票追踪管理的难度。
合思良方：精准解决动力源难题
面对动力源在财务数字化转型中遇到的种种问题，合思提供了针对性的解决方案，为动力源的发票追踪管理带来了新的转机。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这不仅打破了系统之间的壁垒，还为发票追踪管理提供了更全面、准确的数据支持。通过系统集成，发票信息可以在不同系统之间实现共享和流转，方便了对发票的追踪和管理。
无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。在这个过程中，发票追踪管理变得更加高效和便捷，财务人员可以实时掌握发票的状态和流向。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这对于发票追踪管理来说，意味着可以更及时地获取发票相关信息，提高管理的准确性和及时性。
落地蓝图：合思方案实施步骤
合思解决方案的实施是一个有序推进的过程，为动力源的发票追踪管理提供了坚实的保障。
首先进行系统集成，确保动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控系统的数据同步。这是整个方案实施的基础，只有实现了数据的同步，才能为后续的业务流程优化提供准确的数据支持。在系统集成过程中，对发票相关数据进行了整合，为发票追踪管理奠定了基础。
在商旅出行流程中，设置好申请单和差标管控规则。让员工在消费时能直接遵循合规标准，同时实现财务对账、结算单创建等环节的自动化。这样一来，发票的产生和处理都在合规的框架内进行，方便了对发票的追踪和管理。
利用Open API和自定义流程引擎技术，与第三方系统进行对接，实现数据的实时同步和业务的高效处理。通过这种方式，发票信息可以在不同系统之间实时传递，财务人员可以及时了解发票的状态和流向，从而实现对发票的有效追踪管理。
显著成效：合思方案价值凸显
合思解决方案的实施为动力源带来了显著的成果和效益，在发票追踪管理方面表现尤为突出。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这意味着发票的处理速度大大加快，能够更及时地进行追踪和管理。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员有更多的时间和精力投入到发票追踪管理等核心工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在这个过程中，发票的产生和流转更加规范，便于进行追踪和管理。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。发票追踪管理变得更加轻松和高效。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨尝试合思的解决方案，体验免费试用，让您的企业也能实现降本增效、合规经营和低碳运营，同时提升发票追踪管理的水平。
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