在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统纸质档案管理模式在这一新时代背景下，显得格格不入，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受时间和空间的限制，查找时往往需要花费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大要求，成本居高不下。像COMMUNE幻师，其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。更重要的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代管理要求。高新兴科技集团就因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。这些问题都迫切需要一种全新的解决方案来解决，而合思档案应运而生。
合思档案：财务数智化的领航者
北京合思信息技术有限公司自2014年创立以来，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。成立至今，公司已累计融资超15亿元人民币，这不仅体现了市场对合思的认可，也为公司的发展提供了坚实的资金保障。合思秉承以客户为中心的服务理念，在多地设立了研发中心和直营服务网络，并通过合作伙伴覆盖了国内外数百个城市。目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，足见其在行业内的影响力。
在电子凭证数字化转型的大背景下，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现报销周期缩短。
合思档案核心功能：解决行业痛点的利器
合思档案具有众多强大的核心功能和显著优势，能够有效解决传统纸质档案管理的痛点，真正实现报销周期缩短。
便捷调阅不打印，混序归集免组装是合思档案的一大特色。它实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效地采集各类档案信息，大大提高了采集效率，为报销周期缩短提供了基础保障。
档案制档方面，合思档案实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。它能够自动将相关的单据、发票等进行关联和组装，同时进行严格的检测，确保档案的准确性和合规性。这种智能化的制档方式，减少了人工操作的繁琐，进一步加快了报销流程。
档案管理方面，合思档案有精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。通过精准的权限管控，确保只有授权人员能够访问相关档案，保障了档案的安全性。同时，灵活的档案目录扩展和符合国标的档号管理，方便了档案的分类和查找，提高了档案管理的效率，从而有助于报销周期缩短。
档案利用方面，合思档案支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。多维检索功能可以让用户根据不同的条件快速找到所需档案，一站式预览则方便用户查看档案详情。在线借阅和异构系统联查功能，使得档案的借阅和查询更加便捷，无需在多个系统之间切换。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，提高了实物档案管理的效率和准确性。这些功能的综合应用，使得档案利用更加便捷高效，大大缩短了报销周期。
此外，合思档案可以实现自动化归档，告别重复性工作。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。通过自动化归档，减少了人工操作的时间和错误，提高了报销的准确性和效率。档案数据的同源和透明流转，使得各个环节的信息能够及时共享，便于企业对报销流程进行监控和分析，进一步优化报销流程，实现报销周期缩短。同时，合思档案还能帮助企业节约成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338910元。
合思档案行业应用：多领域降本增效典范
合思档案在不同行业都有着广泛的应用场景和成功案例，充分体现了其在实际应用中的效果，实现了报销周期缩短。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。同时，报销周期也大大缩短，提高了企业的资金流转效率。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过合思档案，COMMUNE幻师实现了报销流程的优化，报销周期明显缩短，为企业的发展提供了有力支持。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。在报销方面，由于档案管理的高效性，报销周期也得到了有效缩短，提高了企业的财务管理水平。
数字阅读行业的帆书借助合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。报销周期的缩短，使得帆书的资金回笼更快，为企业的发展提供了更多的资金支持。
合思档案已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。它不仅解决了传统纸质档案管理的痛点，还为企业带来了实实在在的效益，实现了报销周期缩短。未来财务用合思，让有限更有效。
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