在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业财务数智化进程中的关键一环。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧随其后，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些重大举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代的大幕正徐徐拉开。
在这场电子凭证数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精心挑选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业的报销文档管理提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵范例。
金牌橱柜：报销文档管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自 1999 年成立以来，已发展成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内享有盛誉。
从规模上看，金牌橱柜在全球拥有超 4000 家高端品牌专卖店，海内外建有 5 大专业生产基地，拥有 92 家归档主体，企业员工人数达 6000 多人。如此庞大的企业规模，使得其报销文档管理工作面临着巨大的挑战。
在整理环节，会计档案像散落的珍珠般分布在各个系统中，数据难以有效利用。财务人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作繁琐且效率低下。在保管环节，财务部门需临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理。而在存储环节，企业设立了独立的档案室来存放纸质档案，不仅占用大量空间，还增加了管理成本。
合思档案：精准破局报销文档管理难题
面对金牌橱柜在报销文档管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其强大的功能和先进的理念，为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 统一存储：打破数据壁垒
合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛。它将凭证、单据、合同、回单等四类重要的会计资料进行整合，按照统一的标准和规则进行储存和管理。这样一来，原本分散在各个系统中的数据得以集中，大大提高了数据的可用性和管理效率。
– 业务证据链完整：实现业财一体
通过搭建会计资料之间的关系，合思档案构建了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。在报销文档管理过程中，财务人员可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，确保会计资料的真实性和完整性，为企业的财务管理提供了有力的支持。
– 数据共享：一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，形成了清晰的会计资料结构树。财务人员只需在系统中进行简单的操作，就可以实现一站式查阅，大大提高了查询效率。无论是查找某一份报销单据，还是追溯某一笔业务的相关凭证，都变得轻而易举。
– 银行回单无纸化：降本增效新突破
海量的银行回单处理一直是报销文档管理中的一大难题。合思档案实现了银行回单的无纸化管理，通过自动采集、切割、组装等功能，将银行回单以电子形式存储和管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，还减少了人工处理的工作量，助力企业实现降本增效。
成效显著：金牌橱柜报销文档管理焕新颜
在引入合思档案后，金牌橱柜在报销文档管理方面取得了显著的成效，各项数据指标的变化直观地体现了降本增效的成果。
– 档案匹配耗时大幅减少
通过合思档案的智能匹配功能，档案匹配耗时减少了 84%。原本需要花费大量时间和精力进行手工匹配的工作，现在可以在短时间内高效完成，大大提高了财务人员的工作效率。
– 档案查询耗时显著降低
得益于合思档案的一站式查阅功能，档案查询耗时减少了 80%。财务人员不再需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找所需资料，只需在系统中输入关键词，即可快速定位到相关档案，节省了大量的时间和精力。
– 总体成本大幅节省
预估节省总体成本 30 万 +/年。合思档案的应用不仅减少了纸张、存储设备等硬件成本的支出，还降低了人工成本，提高了工作效率，为企业带来了实实在在的经济效益。
– 档案合规性 100%
合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保档案管理的合规性。在使用合思档案后，金牌橱柜的档案合规性达到了 100%，有效避免了因档案管理不合规而带来的风险。
合思档案：报销文档管理的得力助手
合思档案在助力金牌橱柜解决报销文档管理难题的过程中，充分展现了其独特的优势和价值。
它实现了自动化归档，让财务人员告别了繁琐的重复性工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。同时，档案利用便捷高效，财务人员可以随时随地查询和使用档案数据，为企业的财务管理提供了有力的支持。
档案数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。通过对档案数据的深入挖掘和分析，企业可以及时发现财务管理中存在的问题，采取有效的措施加以解决，提高企业的财务管理水平。
展望未来：电子凭证数字化转型大势所趋
未来，电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。随着技术的不断进步和企业数字化意识的不断提高，越来越多的企业将加入到电子凭证数字化转型的行列中来。合思档案作为电子会计档案管理领域的领先产品，将进一步推动我国电子凭证数字化转型的进程，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思，他们通过使用合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业资源得到了更有效的利用。在财务数智化的浪潮中，选择合思，就意味着让您的企业抢占先机，在激烈的市场竞争中脱颖而出。
