在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为企业提升财务管理效率、降低运营成本的关键举措。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，至 2023 年 12 月 1 日已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），推动电子凭证全流程标准化、无纸化处理，这标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这一时代背景下，北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）应运而生，凭借其强大的技术实力和创新的解决方案，为企业提供了有效的报销文档管理解决方案，助力企业在数字化转型的道路上稳步前行。
合思创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，有效解决企业在报销文档管理方面的难题。
零食巨头报销文档管理困境
有这样一家国民经典零食品牌，它畅销 30 余年，拥有覆盖全国的销售版图。然而，庞大的业务规模也带来了复杂的供应链和多种并行的销售渠道。该企业的管理流程跨多个系统，显得繁杂且低效，在报销文档管理方面面临着诸多痛点。
差旅平台对账方案不够灵活，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员需要在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务价值。在报销文档管理的流程中，这种低效率的操作严重影响了企业的财务管理水平。
事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，在报销文档管理上也缺乏有效的监督和控制机制，使得费用支出难以得到有效约束。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额人力物力的浪费。在报销文档管理过程中，这种传统的档案管理方式已经无法满足企业的发展需求。
合思量身定制报销文档管理方案
面对该企业在报销文档管理方面的诸多难题，合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并通过业务审批后，可以通过合思商城进行订购，也可以选择 TMC 订购。同时，系统会生成相应的对账单，方便员工和财务人员进行核对，有效提升了报销文档管理的准确性和效率。
在财务核算、记账方面，合思提供了对账结算中心。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，大大减少了人工操作的工作量。对于线下统一开票的情况，则进行线下结算、手工记账，确保了报销文档管理的灵活性和全面性。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。这种先进的档案管理方式，使得报销文档管理更加高效、便捷。
合思的解决方案具有诸多便捷特点。在【合思费控】中，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地简化了报销流程。【合思商城】可实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了报销文档管理的智能化水平。【合思档案】能多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，为企业的报销文档管理提供了全方位的支持。
应用合思方案报销文档管理成果显著
该企业应用合思的解决方案后，在报销文档管理方面取得了显著的成果。
在费用节约方面，年度节约了 200 万 + 差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升 60%，有效降低了报销文档管理的成本。
在业财连接和档案管理方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了报销文档管理的准确性和安全性。
在管理效率提升方面，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，为企业的报销文档管理带来了质的飞跃。
合思的解决方案帮助该企业成功解决了报销文档管理方面的财务痛点，实现了降本增效、提升管理效率等多方面的成果，充分证明了合思在企业财务数字化转型方面的实力。
随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思将继续发挥技术优势，为企业提供更优质的服务，助力企业实现更高水平的数字化和绿色化协同转型。合思拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。同时，合思还提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版。此外，合思具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，为企业提供全方位的财务数智化服务。
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