在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，费用管理流程的优化成为提升竞争力的关键因素。让我们通过几个典型客户案例，深入了解合思如何为企业解决费用管理难题。
客户画像：行业巨头的困境
有这样几个行业佼佼者，一个是畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国；另一个企业主营业务建设覆盖面极广，日均处理3500 + 订单，内部多系统并行；还有知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张，数据分散在内部多系统；以及世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立。这些企业在各自领域取得了显著成就，但在费用管理流程方面却面临着重重困境。
痛点剖析：费用管理流程的荆棘之路
复杂版图下的管理难题
零食品牌拥有庞大的销售版图和复杂的供应链，多种销售渠道并行。其管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，导致差旅成本居高不下。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。费用管理流程在这样的环境下，犹如陷入泥沼，难以顺畅运行。
高频业务的报销困境
另一企业主营业务出差频繁，员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研，虽将流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统存在无法融合发票验真能力等问题。费用管理流程在高频业务面前，显得力不从心。
数据分散的管控难题
数字阅读品牌数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。费用管理流程在数据分散的情况下，难以发挥有效作用。
多系统独立的档案困境
教育服务品牌企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。费用管理流程在多系统独立的局面下，陷入混乱与低效。
方案呈现：合思的破局之道
零食品牌：消费入账归档一站式方案
合思为零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过合思商城进行，包括差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购等环节。财务核算与记账方面，通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算和手工记账。档案管理方面，合思环节达到L4级无需报销标准，实现共享受阅、混序装盒、自动制档；其他TMC环节为L3级无需报销，需录入发票等档案。这一方案让零食品牌的费用管理流程实现了从消费到归档的一站式高效管理。
另一企业：快简省报销新体验
合思为该企业打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。采用无需报销的“消费入账归档”解决方案，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销流程变得更加便捷高效，费用管理流程得到了极大的优化。
数字阅读品牌：业财平台建设助力
合思为数字阅读品牌提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。该方案确保了财务准确性和及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。通过合思的解决方案，数字阅读品牌的费用管理流程与业财平台紧密结合，实现了更高效的管理。
教育服务品牌：全生命周期电子化档案管理
合思为教育服务品牌提供全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，接口传输多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式。实现自动归档，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理等，会计类档案管理范围全面。这一方案让教育服务品牌的费用管理流程在档案管理方面实现了电子化、智能化的转型。
实施步骤：步步为营的变革之路
零食品牌：线上消费与智能记账
零食品牌通过合思商城进行差旅消费，实现线上开票、自动对账记账。在档案管理方面，合思环节达到L4级无需报销标准，其他TMC环节为L3级无需报销。这一系列操作让企业的费用管理流程逐渐摆脱了传统的繁琐模式，向数字化、智能化迈进。
另一企业：签约合思开启变革
另一企业签约合思后，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销流程得到了彻底的优化。费用管理流程在合思的助力下，实现了质的飞跃。
数字阅读品牌：搭建业财平台
数字阅读品牌借助合思解决方案完成业财平台建设，提高了财务工作的准确性和及时性。费用管理流程与业财平台的融合，让企业能够更好地管控费用，提高管理效率。
教育服务品牌：连接系统与自动归档
教育服务品牌通过合思系统广泛连接异构系统，0开发成本介入，实现档案应收尽收。通过接口传输收集档案数据，进行自动归档等操作。费用管理流程在档案管理环节实现了自动化、规范化，提升了整体管理水平。
成果展示：费用管理流程优化的显著成效
零食品牌：降本增效与合规管理
零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。费用管理流程的优化为企业带来了实实在在的效益。
另一企业：业财协同与成本降低
另一企业“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。费用管理流程的改善让企业在业财协同和成本控制方面取得了显著成果。
数字阅读品牌：增效降本与合规转型
数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。费用管理流程的优化让企业在多个方面实现了提升。
教育服务品牌：数字化转型与管理提升
教育服务品牌加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。费用管理流程的数字化转型为企业带来了巨大的管理提升。
客户反馈：合思方案获高度认可
零食品牌相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司在供应链管理、差旅成本控制和会计档案管理等方面的难题，大幅提升了工作效率和经济效益，是一次非常成功的合作。另一企业管理者认为，合思的“快、简、省”报销新体验极大地提高了业财协同效率，降低了企业成本，让管理层能够更科学地决策和管控成本，对合思的服务非常满意。数字阅读品牌财务人员反馈，合思的解决方案不仅提高了财务工作的准确性和及时性，还实现了降本增效和合规管理，为企业的数字化转型提供了有力支持。教育服务品牌财务相关负责人称，合思的电子化会计档案管理方案帮助企业解决了长期以来的档案管理难题，加速了企业数字化转型，对未来实现更高的财务数据自动化率充满信心。
行动号召：开启费用管理流程优化之旅
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，还有专业的客户成功团队为客户提供全方位的服务保障。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，未来将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。如果您也想优化企业的费用管理流程，不妨拨打400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，或关注微信公众号和添加小助手了解更多信息，还可以免费试用合思解决方案，开启企业财务数字化转型之旅。
