在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为企业财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，成立于1999年，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”，在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地。这样一家实力雄厚的企业，在财务档案管理方面也曾面临诸多难题。而合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出的电子会计档案管理平台——合思档案，为金牌橱柜提供了完美的解决方案。基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，其发布的《电子会计档案实践案例集》，精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，具有极高的参考价值和借鉴意义。
金牌橱柜：传统档案管理的“困兽之斗”
金牌橱柜拥有92家归档主体，企业人数6000 + 。每年产生海量的会计档案，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量有494949张，年银行回单量为177744张，年发票量达123247张。然而，其会计档案管理却面临着重重困境。
会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的操作耗费了大量的人力和时间。同时，企业以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下且容易出错。这种传统的档案管理方式，已经无法满足企业快速发展的需求，成为了企业进一步提升管理效率的绊脚石。
合思方案：打通无纸化档案管理的任督二脉
面对金牌橱柜的困境，合思档案提供了一套全面、高效的解决方案，助力企业实现无纸化档案管理。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思档案整合了凭证、单据、合同、回单等四证，将其统一储存，采用统一标准进行管理。这就如同将分散在各个角落的珍珠串成了一条美丽的项链，打破了数据之间的隔阂，让企业的会计档案数据形成了一个有机的整体。
– 业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
通过搭建会计资料之间的关系，合思档案实现了以业务为核心的证据链条，让财务和业务数据能够双向穿透。企业可以从业务的角度追溯到财务数据，也可以从财务数据反推业务情况，为企业的决策提供了更加有力的支持。
– 数据共享：一站式查阅的便捷体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以一站式查阅所需的档案信息。无论是凭证、单据还是合同，都可以在一个平台上快速找到，大大提高了查阅的效率。
– 银行回单无纸化：降本增效的利器
海量的银行回单一直是企业档案管理的难题之一。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和人力成本，还提高了档案管理的准确性和效率。
实施步骤：步步为营构建无纸化档案管理体系
合思档案的解决方案实施过程有条不紊，通过以下几个步骤，为金牌橱柜构建了一套完善的无纸化档案管理体系。
– 数据采集：互联互通，精准抓取
通过合思档案的开放式接口互联功能，自主采集金牌橱柜各系统中的凭证、单据、合同、回单等数据。对于大文件，系统会自动进行切割，数电票也能实现自动化解析。这就像一个智能的“数据采集器”，能够准确无误地将企业各个系统中的数据收集起来。
– 数据关联与组装：智能匹配，形成完整链条
利用合思档案的智能关联和自动组装功能，对采集的数据进行四性检测和业务检测。按照预设规则，系统会自动关联匹配及组装不同系统、不同类别会计凭证，形成完整的业务链组合数据。这一步骤就像是一位技艺精湛的工匠，将零散的数据组装成了一件精美的艺术品。
– 档案管理：权限管控，合规有序
依据合思档案的精准权限管控和档案目录灵活扩展功能，对组装好的档案数据进行管理。设置水印，确保档号符合国标要求。这就像为企业的档案数据加上了一把安全锁，保证了档案的安全性和合规性。
– 档案利用：便捷检索，高效利用
借助合思档案的多维检索和一站式预览功能，金牌橱柜可以实现对档案数据的便捷利用。支持在线借阅和异构系统联查，同时对实物档案进行混序归档和可视化盘点。这就像为企业的档案数据打开了一扇便捷之门，让企业可以随时随地获取所需的信息。
成果效益：无纸化档案管理的显著成效
合思档案的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果和效益。
– 时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。工作人员再也不用花费大量的时间在繁琐的档案匹配和查询工作上，大大提高了工作效率。
– 经济成本有效节省
预估每年可节省总体成本30万 + 。无纸化档案管理不仅减少了纸张、装订等材料成本，还降低了人力成本，为企业带来了实实在在的经济效益。
– 档案合规性全面提升
档案合规性达到了100%。合思档案严格按照国家标准进行档案管理，确保了企业档案的合规性，避免了因档案管理不合规而带来的风险。
– 智能化管理水平显著提高
通过多系统数据互联，实现了档案数据的智能化管理。企业可以更加准确、及时地获取档案信息，为企业的决策提供了有力支持。
金牌橱柜反馈：无纸化档案管理的高度认可
金牌橱柜对合思档案给予了高度评价。合思档案帮助企业解决了会计档案管理的难题，实现了档案数据的统一管理和高效利用，大大提高了工作效率，降低了成本。业务证据链的完整搭建，让企业的财务和业务数据实现了双向穿透，为企业的决策提供了有力支持。银行回单无纸化的实现，不仅节省了大量的人力和物力，还符合国家的环保政策，推动了企业的可持续发展。合思档案的使用，让企业的档案管理更加合规、便捷，为企业的数字化转型奠定了坚实基础。
行动号召：开启无纸化档案管理新征程
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的效益。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，开启无纸化档案管理的新征程。未来财务用合思，让有限更有效。如需了解合思档案及更多案例，可扫描二维码，或拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，还可免费试用，亲身体验合思档案的强大功能。
