在企业发展的征程中，财务数字化转型已成为提升运营效率、增强核心竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型和业财融合的道路上，动力源也面临着诸多挑战。而合思财务数字化解决方案的出现，如同照亮迷雾的灯塔，为动力源解决了财务难题，也让我们看到了其在企业财务数字化转型中的重要作用。尤其是在出差预算管理方面，合思发挥了巨大的优势。
动力源业务困局：出差预算管理迷雾重重
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的探索，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但理想很丰满，现实很骨感。整体流程依旧复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的效果差距甚远。
在出差预算管理方面，多系统操作体验差的问题尤为突出。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，这不仅浪费时间，还容易出错。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得出差预算管理的效率低下。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，也让出差预算管理陷入困境。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握出差预算相关的数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，出差频繁。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，这也给出差预算管理带来了很大的难度。
合思方案：出差预算管理的智慧密钥
合思针对动力源的这些问题，提供了一套专业且有针对性的解决方案，为出差预算管理提供了有效的解决办法。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，还将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统的繁复操作。在出差预算管理中，相关数据能够及时准确地汇总，为预算的制定和控制提供了有力支持。
无需报销模式是合思方案的一大亮点。业务人员因公出差消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标管控，从源头上保证了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，极大地提高了出差预算管理的效率和准确性。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在出差预算管理中，各部门能够及时获取相关信息，进行预算的审核和调整。
方案落地：出差预算管理的变革之路
合思团队在项目实施过程中，与动力源紧密合作，历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段，共同克服了项目中遇到的重重困难，为出差预算管理的变革奠定了基础。
在系统集成方面，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接。他们仔细核对每一项数据，确保数据的准确同步和实时共享。这使得出差预算管理的数据来源更加可靠，为后续的管理工作提供了坚实的保障。
在无需报销模式的推行上，合思对员工进行了培训和指导，让员工熟悉新的流程和操作方式。同时，优化系统设置，保障消费合规和财务处理的自动化。通过不断的调试和改进，员工逐渐适应了新的出差预算管理模式，工作效率得到了显著提高。
显著成效：出差预算管理焕发生机
动力源实施合思解决方案后，在出差预算管理方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从以往的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地获得出差费用的报销，提高了员工的满意度。同时，也让企业的资金流转更加顺畅，有利于企业的财务管理。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公出差消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这不仅减轻了员工的经济压力，也让出差预算管理更加透明和可控。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，如对出差预算进行分析和预测，为企业的决策提供支持。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业出差预算相关的经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以发现出差预算管理中存在的问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源反馈：出差预算管理的认可之音
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的出差预算管理需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在出差预算管理方面解决方案的认可和信任。
在当前企业纷纷寻求数字化转型的浪潮中，出差预算管理作为企业财务管理的重要组成部分，需要更加科学、高效的解决方案。合思以专业的服务和先进的技术，为众多企业提供了成功的财务数字化解决方案，其中在出差预算管理方面表现尤为突出。
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