在纸电混合时代，企业档案管理面临着诸多困境。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下而忧心，大量的纸质档案不仅占用了宝贵的存储空间，而且数据分散，难以进行有效的汇总和分析利用。财务人员则深陷于繁琐的数据匹配和核对工作中，手动逐一处理大量档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐、耗时费力的问题。
同时，企业还承受着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间成本不断攀升；手工装册归档的重复性工作、查询调阅的低效率以及数据的闲置，都在无形之中增加了企业的运营成本。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏，这些都给企业带来了高合规风险。
随着2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票的管理要求特殊，需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就要求企业拥有专业的电子会计档案管理平台，以应对电子发票更新带来的变化。
尽管企业在数字化转型过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业的全面数字化进程。而合思档案解决方案的出现，为企业解决这些难题提供了有效的途径。
合思档案：一站式全场景解决方案
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有便捷调阅、混序归集的优势。它无需打印纸质档案，线上一套电子数据即可实现全面管理，财务档案证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案利用可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障财务合规。
核心功能亮点：智能高效管理档案
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多源采集：灵活集成数据
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式，确保数据采集的完整性。 -
智能制档：节省人力成本
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让财务人员能够实时掌握工作进度。字段映射功能则可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使财务人员查询更便捷、分析更直接。 -
专用格式版式文件：降低存储成本
合思档案的专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件均可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。 -
双模式检测方案：保障数据质量
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
用户收益：降本增效提升价值
使用合思档案，企业能够获得显著的降本增效成果。它彻底告别了传统手工归档方式，档案不打印，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，同时提高90%的检索效率，保障100%的管理合规性，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用。通过资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，企业的管理能效得到了大幅提升，实现了效益最大化。
多元场景应用：满足不同需求
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共享调阅场景：精准查询数据
在共享调阅场景中，合思档案能够满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求。 -
数电票场景：全流程闭环管理
在电子发票更新的背景下，数电票场景至关重要。合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。 -
实物备查场景：创新管理模式
在实物备查场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。它支持集团共享、批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。 -
大数据场景：释放数据价值
在大数据场景下，合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，支持元数据级检索、海量数据秒级查询，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制。
客户成功案例：见证实力
众多企业已经通过合思档案解决了档案管理难题，实现了管理升级。某企业年单据量达2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。
世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。采用合思档案单套制管理方案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现了全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
如果你也想解决档案管理难题，提升企业管理效率，不妨免费试用合思档案。联系电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com 。
