在连锁零售行业蓬勃发展的今天，财务数智化转型已成为企业提升竞争力的关键。以鸣鸣很忙集团为例，这家专注于线下专业零食的连锁品牌，旗下拥有“零食很忙”“赵一鸣零食”两大知名品牌，全国门店总数超10000家。秉持着“成为人民的零食品牌”的企业愿景和“帮消费者省钱、帮加盟商赚钱、帮员工更值钱”的使命，鸣鸣很忙定位于服务普通老百姓，通过“薄利多销”的经营理念，满足大众零食刚需，打造老百姓家门口的零食连锁品牌。然而，在企业快速扩张的背后，也面临着诸多财务管理方面的挑战，而其成功的费用优化策略为连锁零售企业提供了宝贵的借鉴。
连锁扩张下的财务困境
对采用“强加盟”模式推进业务的连锁品牌来说，实现门店标准化落地是一大重难点。品质参差不齐、消费者服务体验不佳，一直是加盟品牌普遍存在的问题。鸣鸣很忙也不例外，旗下10000 + 门店，巡店、督导等差旅需求旺盛，高频报销近500人。
在传统的报销模式下，申请与报销不在同一系统，缺乏关联关系。这就导致常出现同一行程分两次报销、出差申请和报销行程不一致等情况，给财务管理带来极大的困扰。而且，传统贴票报销方式体验较差，大量单据及发票，资金支付速度要求高，财务科目多，使得复核、做账压力巨大。
门店报销由总部财务负责，在这个过程中，经常出现发票丢失，抬头错误等情况；或者报销单填写有误被退回，延长了报销时间。在发票稽核环节，大量发票均由财务登录发票校验平台逐个验证，不仅效率低下，还无法解决重复报销问题。
此外，私车公用的管理也存在诸多问题。虽然通过系统推荐路线核算里程数，但无法根据道路交通情况智能变更路线，补贴规则单一，无法满足不同业务部门的不同需求，难以规避私车公用办私事、公里数多报等情况。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，鸣鸣很忙急需一套有效的费用优化策略来解决这些难题。
合思定制化费用优化方案
合思针对鸣鸣很忙的实际情况，提供了一套全面的费用优化策略——无需报销解决方案。这一方案使得差旅无需报销，成本合理收缩，员工申请即合规。
具体来说，该方案包括移动端申请，员工可以随时随地通过手机提交出差申请，方便快捷。费标差标自动校验，系统会自动根据企业设定的费用标准和出差地点等信息，对申请进行校验，确保申请合规。因公消费免垫资，员工在出差过程中的消费无需自己垫付资金，减轻了员工的资金压力。差旅补贴自动计算，根据员工的出差行程和补贴规则，系统自动计算出差补贴，避免了人工计算的繁琐和错误。统一对账统一结算，企业可以对所有的差旅费用进行统一对账和结算，提高了财务管理的效率。在线开票多账户独立核算，方便企业进行财务核算和管理。
在发票管理方面，合思提供了门店发票统一回收管理方案，减少“人”的精力投入，实现高效收票核票。通过发票袋归集发票，免贴票，报销单免打印，发票自动与单据关联。收票后通过扫描仪识别，利用发票袋二维码，自动验真查重，大大提高了发票管理的效率和准确性。
对于私车公用管理，合思方案拥抱自动化，精细核算车补金额。员工报销自动关联汽车，行程中灵活打卡，行程结束补贴金额自动计算，自动统计至车补台账。同时，系统定位准确、自动识别，AI风控助手识别异常操作，有效规避了私车公用中的违规行为。
方案落地实施步骤
引入合思无需报销解决方案后，首先要将系统与企业原有业务流程进行对接和适配。这需要让巡店督导、城市经理等高频出差和报销人员熟悉新的报销流程和系统操作。企业可以通过组织培训、发放操作手册等方式，帮助员工尽快掌握新系统的使用方法。
建立发票统一回收管理体系也是关键的一步。设置发票袋归集点，让门店员工将发票放入发票袋中，统一回收。同时，培训相关人员使用扫描仪进行发票识别和验真查重操作，确保发票管理的准确性和高效性。
对私车公用管理模块进行设置，关联员工车辆信息，确定补贴规则和行程打卡方式等。通过合理设置这些参数，确保私车公用的管理更加科学、合理。在整个实施过程中，合思的专业团队会全程提供技术支持和指导，确保方案的顺利落地。
转型成效显著
零食很忙的成功离不开业内首屈一指的高周转率，门店周转7 – 8天，仓库周转5 – 7天，15天可以实现从“供应商货到仓”至“门店端到消费者”。而业务快速运转的背后离不开财务数字化的支持，合思的费用优化策略起到了至关重要的作用。
在合思系统内，零食很忙与供应商往来产生的采购订单、发票、入库单快速匹配，敏捷付款，凭证自动生成。这些能力决定了零食很忙结账期非常短，为进一步的业务数据洞察打好基础。据上线半年后的数据统计，采购成本同比降低30%，这一显著的成果充分体现了费用优化策略的有效性。
同时，解放了巡店督导、城市经理等高频出差&报销人员于低效复杂的报销流程，让他们能够拥抱更加简单高效的业财融合模式，提升了报销体验，释放了更多时间精力用于业务拓展。员工可以将更多的精力放在市场开拓、门店管理等核心业务上，为企业的发展创造更大的价值。
企业高度认可
鸣鸣很忙 CIO 孙浩表示：“休闲零食面对的是万亿级的市场，蓝海当前，拼的就是效率。占有市场的效率、决策的效率都十分重要。效率的提升必须依赖数字化。数字化是慢工出细活，但一旦形成竞争壁垒就很难在短时间内被超越。对我们企业来说，数字化是业务发展的基石。”合思的费用优化策略为鸣鸣很忙带来了显著的效益，得到了企业的高度认可。
携手合思开启财务数智化之旅
合思成立于2014年11月，致力于财务数智化服务的应用与创新，运用前瞻的对象会计理念和先进的AI数字科技服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，解放双手释放创造力，助力企业实现业财融合。
如果你也是连锁零售企业，面临着类似的财务难题，不妨选择合思的费用优化策略，让财务数智化助力企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数智化转型的新篇章。
