自动发票归档：合思档案助力企业财务档案管理升级

在企业的日常运营中，财务档案管理就像一座无形的大山，压得企业各层级人员喘不过气来。企业高管常常面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的难题，档案数据零散，难以进行有效的汇总和分析利用，这就好比在茫茫大海中寻找一颗针，无从下手。

财务人员则深陷档案数据整理的泥沼，海量的数据需要手动逐一匹配和核对，枯燥乏味的工作让他们的热情消耗殆尽，每天的工作就像在进行一场没有尽头的马拉松。

业务人员也备受报销流程的困扰，出差、招待后的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到核心业务中。

此外，纸质档案还存在着诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件粗糙，数据无法得到有效的利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题就像一颗颗定时炸弹，随时可能给企业带来损失。

合思档案：一站式解决方案领航者

合思档案为企业带来了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，犹如一位全能的管家，满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）等多种类型，为企业提供了全面的档案管理服务。

大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，让企业在数据的海洋中能够迅速找到所需信息。

档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案，为企业的档案管理提供了更多的可能性。

核心功能亮点：解锁档案管理新体验

• 多源采集：数据获取随心所欲
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，还支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这就好比为企业提供了一把万能钥匙，能够轻松打开各种数据之门。
• 智能制档：高效精准关联匹配
  智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。并且有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。就像一位智能助手，能够精准地将各种数据进行关联和整理。
• 档案管理：精细管控灵活扩展
  档案管理上，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这就像是为企业的档案管理打造了一个坚固的堡垒，确保数据的安全和有序。
• 档案应用：多维检索便捷联查
  档案应用中，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。让企业在档案应用中能够如鱼得水，轻松获取所需信息。

合思档案带来的收益：全方位价值提升

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能够显著地降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本等。例如，能够节约70%的纸张成本、75%的整理成本。这就像是为企业节省了一笔巨大的开支，让企业能够将更多的资金投入到核心业务中。
• 拉通链路：补足信息化建设空白
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。使得企业的各个环节能够更加紧密地联系在一起，提高了企业的整体运营效率。
• 数据活化：实现数据价值最大化
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，做出更加科学合理的决策，提升企业的竞争力。
• 资源重组：提升企业效益
  通过资源重组，合思档案实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。让企业在激烈的市场竞争中能够占据更有利的地位。

典型场景应用：满足不同角色需求

• 高管视角：助力决策数智化
  对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
• 财务人员：告别繁琐工作
  归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率。让财务人员能够从繁琐的档案管理工作中解脱出来，将更多的精力投入到财务分析和决策支持中。
• 外部审计：实现在线化可溯源
  外部审计时，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。大大提高了审计的效率和准确性。
• 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。为企业在数电票时代的财务管理提供了有力的支持。

客户成功案例：见证合思档案实力

某企业年单据量高达2.6亿，之前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证总量达14W +，单据总量达50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，之前档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业过去档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。采用单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等。业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，之前档案管理在采集、存储、整理、利用等环节都存在诸多问题。采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的财务档案管理解决方案。合思档案在多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。如果您正在为企业的财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启高效、合规的财务档案管理之旅，现在就可以免费试用，体验自动发票归档带来的便捷与高效！